Guía definitiva de formatos de archivos para el regreso a clases para estudiantes y profesores

Para presentaciones de tesis finales o disertaciones, el formato PDF es casi universalmente preferido. El formato PDF/A, diseñado específicamente para fines de archivo, garantiza que su documento permanecerá accesible y formateado correctamente durante décadas. La mayoría de las universidades tienen pautas específicas para la presentación de tesis y disertaciones electrónicas (ETD), así que verifique los requisitos de su institución. Conserve el archivo original de su procesador de textos (.docx, .odt) para futuras revisiones o reutilización del contenido.

Los cambios de formato suelen ocurrir debido a diferencias de fuente, incompatibilidades de versiones o variaciones de plataforma. Para minimizar este problema: (1) Utilice fuentes comunes incluidas en la mayoría de los sistemas (Arial, Times New Roman, Calibri); (2) Comparta en formato PDF cuando la preservación del formato sea fundamental; (3) Si usa Word, habilite la opción “Incrustar fuentes en el archivo” en la configuración de guardado de Word; (4) Para la edición colaborativa, utilice plataformas basadas en la nube como Google Docs u Office 365, donde todos trabajan en la misma versión.

Para reducir el tamaño de los archivos de presentación: (1) Comprima las imágenes antes de insertarlas (haga clic derecho en las imágenes en PowerPoint y seleccione “Comprimir imágenes”); (2) Utilice formatos de imagen optimizados para la web como JPEG para fotografías y PNG para gráficos con fondos transparentes; (3) Incrustar fuentes en lugar de adjuntarlas; (4) Retire las diapositivas y plantillas no utilizadas; (5) Evite incrustar archivos de vídeo; en su lugar, comprímalos por separado y vincúlelos; (6) Utilice la opción “Guardar como” de PowerPoint con “Reducir tamaño de archivo” seleccionado. Para presentaciones extremadamente grandes, considere dividirlas en varios archivos o usar almacenamiento en la nube con enlaces para compartir.

Para incluir datos en las tareas: (1) Para tablas de datos básicos que no necesitarán volver a calcularse, incrústelas directamente en su documento o conviértalas a PDF; (2) Para datos interactivos que requieran cálculo o manipulación, envíe el archivo original de Excel (XLSX) o Google Sheets; (3) Para un acceso universal a los datos sin procesar, considere el formato CSV, que puede abrirse con prácticamente cualquier programa de hoja de cálculo o herramienta de análisis de datos; (4) Para conjuntos de datos grandes, considere proporcionar tanto los datos sin procesar (CSV) como su archivo de análisis (XLSX); (5) Incluya siempre encabezados, unidades de medida y citas de fuentes de datos claros, independientemente del formato.

Para citas y bibliografías: (1) Utilice software de gestión de citas como Zotero, Mendeley o EndNote para mantener un formato coherente; (2) Exporte citas en formatos compatibles con su procesador de textos (.bib para LaTeX, .xml para Word); (3) Guarde su bibliografía en el mismo formato que su artículo; (4) Para proyectos colaborativos, considere utilizar bibliotecas de citas compartidas; (5) Mantenga siempre una copia de seguridad de su base de datos de citas separada de su artículo; (6) Al enviar artículos finales, asegúrese de que las citas estén incrustadas correctamente en lugar de vincularlas a archivos externos para evitar referencias rotas.

Para sistemas de gestión de aprendizaje (LMS) como Canvas, Blackboard o Moodle: (1) PDF es el formato más seguro para garantizar una visualización consistente y evitar la edición; (2) DOCX es ampliamente compatible, pero puede mostrarse de manera diferente según el espectador; (3) Verifique los límites de tamaño de archivos: la mayoría de las plataformas LMS tienen tamaños de carga máximos (normalmente entre 10 y 100 MB); (4) Para proyectos multimedia, comprima videos a formato MP4 con una tasa de bits moderada; (5) Si envía varios archivos, considere combinarlos en un único archivo ZIP; (6) Siempre verifique que su envío aparezca correctamente después de cargarlo utilizando la función “vista de estudiante” cuando esté disponible.

Para accesibilidad de portafolios digitales entre dispositivos: (1) Utilice HTML/CSS responsivo para portafolios basados ​​en web; (2) Convertir el trabajo de diseño a PDF con fuentes incrustadas; (3) Utilice MP4 para contenido de vídeo con codificación H.264; (4) Optimice las imágenes para equilibrar la calidad y el tamaño del archivo (JPEG para fotografías, PNG para gráficos); (5) Pruebe en múltiples dispositivos y navegadores antes de compartir; (6) Considere la posibilidad de crear versiones de alta resolución para una visualización detallada y versiones comprimidas para una carga rápida; (7) Incluir alternativas de texto para contenido visual; (8) Proporcione enlaces de descarga para opciones de visualización sin conexión.

Para compartir archivos grandes: (1) Utilice el almacenamiento en la nube aprobado por su institución (Google Drive, OneDrive, Dropbox) con los permisos para compartir adecuados; (2) Comprimir archivos usando formatos ZIP o RAR para reducir el tamaño; (3) Divida archivos muy grandes en segmentos más pequeños cuando sea necesario; (4) Para proyectos de video, cree una versión comprimida para una fácil visualización y ofrezca una versión de alta calidad a pedido; (5) Utilice servicios de transferencia de archivos que no requieran que los destinatarios creen cuentas; (6) Incluir nombres de archivos y organización claros; (7) Verifique que los enlaces de descarga funcionen antes de compartirlos y establezca fechas de vencimiento apropiadas por motivos de seguridad.