學生和教師的終極返校文件格式指南

對於期末論文或論文提交，PDF 幾乎是普遍首選。 PDF/A 格式專為存檔目的而設計，可確保您的文件幾十年後仍可存取且格式正確。大多數大學都有針對電子論文和學位論文 (ETD) 提交的具體指南，因此請檢查您所在機構的要求。保留原始文字處理文件（.docx、.odt）以供日後修改或內容重複使用。

格式變更通常是由於字體差異、版本不相容或平台變化而發生的。為了盡量減少這個問題： (1) 使用大多數系統中包含的通用字體（Arial、Times New Roman、Calibri）； (2) 當格式保存很關鍵時，以 PDF 格式共享； (3) 如果使用Word，請在Word的保存設定中啟用「在文件中嵌入字體」選項； (4) 對於每個協作版本，請使用基於相同雲的平台 36

若要減少簡報檔案大小： (1) 在插入圖像之前對其進行壓縮（在 PowerPoint 中右鍵單擊圖像並選擇「壓縮圖片」）； (2) 使用針對網頁優化的圖像格式，例如用於照片的 JPEG 和用於透明背景的圖形的 PNG； (3) 嵌入字體而不是附加字體； (4) 刪除未使用的幻燈片和模板 (5) 單獨使用的“另存為”選項並選擇“減小檔案大小”。對於非常大的演示文稿，請考慮將其拆分為多個文件或使用帶有共享連結的雲端​​儲存。

對於在作業中包含數據：（1）對於不需要重新計算的基本數據表，將其直接嵌入到文檔中或轉換為PDF；（2）對於需要計算或操作的交互數據，提交原始Excel（XLSX）或 Google Sheets文件； (3) 為了普遍訪問原始數據，請考慮 CSV 格式，幾乎任何電子表格程序或數據分析工具都可以打開它；無論格式如何，請始終包含清晰的標題、測量單位和資料來源參考。

對於引文和參考書目： (1) 使用 Zotero、Mendeley 或 EndNote 等引文管理軟體來保持格式一致； (2) 以與您的文字處理程式相容的格式匯出引文（LaTeX 為 .bib，Word 為 .xml）； (3) 以與論文相同的格式提交最終論文時，確保正確嵌入引文而不是連結到外部文件，以防止引用損壞。

對於 Canvas、Blackboard 或 Moodle 等學習管理系統 (LMS)：(1) PDF 是確保一致查看並防止編輯的最安全格式； (2) DOCX 得到廣泛支持，但根據查看者的不同，顯示可能有所不同； (3) 檢查檔案大小限制－大多數 LMS 平台都有最大上傳大小（通常為 10-100MB）；如果提交多個文件，請考慮將它們合併到一個 ZIP 檔案中； (6) 上傳後，請務必使用「學生檢視」功能（如果可用）驗證您提交的內容是否已正確顯示。

對於跨裝置數位作品集可存取性：(1) 對網路為基礎的作品集使用響應式 HTML/CSS； (2) 將設計作品轉換為嵌入字體的PDF； (3) H.264編碼的視訊內容使用MP4； (4) 最佳化圖像以平衡品質和檔案大小（照片為 JPEG，圖形為 PNG）； (5) 測試版(7) 包含視覺內容的替代文字； (8) 提供離線觀看選項的下載連結。

對於共享大型檔案： (1) 使用您所在機構批准的具有適當共享權限的雲端儲存（Google Drive、OneDrive、Dropbox）； (2) 使用ZIP或RAR格式壓縮檔案以減少大小；(3) 必要時將非常大的檔案分割成較小的段；（4）對於視訊項目，建立壓縮版本以觀看帳戶，並根據要求提供清晰版本 (5) 的檔案服務在共享之前驗證下載連結是否有效，並設定適當的到期日期以確保安全。