面向学生和教师的终极返校文件格式指南

对于期末论文或论文提交，PDF 几乎是普遍首选。 PDF/A 格式专为存档目的而设计，可确保您的文档几十年后仍可访问且格式正确。大多数大学都有针对电子论文和学位论文 (ETD) 提交的具体指南，因此请检查您所在机构的要求。保留原始文字处理文件（.docx、.odt）以供将来修改或内容重用。

格式更改通常是由于字体差异、版本不兼容或平台变化而发生的。为了尽量减少这个问题： (1) 使用大多数系统中包含的通用字体（Arial、Times New Roman、Calibri）； (2) 当格式保存很关键时，以 PDF 格式共享； (3) 如果使用Word，请在Word的保存设置中启用“在文件中嵌入字体”选项； (4) 对于协作编辑，请使用基于云的平台，例如 Google Docs 或 Office 365，其中每个人都使用同一版本。

要减小演示文稿文件大小： (1) 在插入图像之前对其进行压缩（在 PowerPoint 中右键单击图像并选择“压缩图片”）； (2) 使用针对网络优化的图像格式，例如用于照片的 JPEG 和用于透明背景的图形的 PNG； (3) 嵌入字体而不是附加字体； (4) 删除未使用的幻灯片和模板； (5) 避免嵌入视频文件，而是单独压缩并链接； (6) 使用 PowerPoint 的“另存为”选项并选择“减小文件大小”。对于非常大的演示文稿，请考虑将其拆分为多个文件或使用带有共享链接的云存储。

对于在作业中包含数据：（1）对于不需要重新计算的基本数据表，将其直接嵌入到文档中或转换为PDF； （2）对于需要计算或操作的交互数据，提交原始Excel（XLSX）或Google Sheets文件； (3) 为了普遍访问原始数据，请考虑 CSV 格式，几乎任何电子表格程序或数据分析工具都可以打开它； (4) 对于大型数据集，请考虑同时提供原始数据 (CSV) 和分析文件 (XLSX)； (5) 无论格式如何，始终包含清晰的标题、测量单位和数据源引用。

对于引文和参考书目： (1) 使用 Zotero、Mendeley 或 EndNote 等引文管理软件来保持格式一致； (2) 以与您的文字处理程序兼容的格式导出引文（LaTeX 为 .bib，Word 为 .xml）； (3) 以与论文相同的格式保存您的参考书目； （4）对于合作项目，考虑使用共享引文库； (5) 始终将引文数据库的备份与论文分开； (6) 提交最终论文时，确保正确嵌入引文而不是链接到外部文件，以防止引用损坏。

对于 Canvas、Blackboard 或 Moodle 等学习管理系统 (LMS)：(1) PDF 是确保一致查看并防止编辑的最安全格式； (2) DOCX 得到广泛支持，但根据查看者的不同，显示可能有所不同； (3) 检查文件大小限制——大多数 LMS 平台都有最大上传大小（通常为 10-100MB）； (4) 对于多媒体项目，将视频压缩为适中码率的MP4格式； (5) 如果提交多个文件，请考虑将它们合并到一个 ZIP 存档中； (6) 上传后，务必使用“学生视图”功能（如果可用）验证您提交的内容是否正确显示。

对于跨设备数字作品集可访问性：(1) 对基于网络的作品集使用响应式 HTML/CSS； (2) 将设计作品转换为嵌入字体的PDF； (3) H.264编码的视频内容使用MP4； (4) 优化图像以平衡质量和文件大小（照片为 JPEG，图形为 PNG）； (5) 分享前在多个设备和浏览器上进行测试； (6) 考虑创建用于详细查看的高分辨率版本和用于快速加载的压缩版本； (7) 包括视觉内容的替代文本； (8) 提供离线观看选项的下载链接。

对于共享大文件： (1) 使用您所在机构批准的具有适当共享权限的云存储（Google Drive、OneDrive、Dropbox）； (2) 使用ZIP或RAR格式压缩文件以减小大小； (3)必要时将非常大的文件分割成较小的段； （4）对于视频项目，创建压缩版本以方便观看，并根据要求提供高质量版本； (5) 使用不需要接收者创建帐户的文件传输服务； (6) 包含清晰的文件名和组织结构； (7) 在共享之前验证下载链接是否有效，并设置适当的到期日期以确保安全。