باج پەسلىدىكى ھۆججەتلەرنى ئۆزگەرتىش قوللانمىسى: باج جەدۋىلىنى رەقەملەشتۈرۈش ۋە رەتلەش

شۇنداق ، باج ئىدارىسى باج ھۆججىتىنىڭ رەقەملىك نۇسخىسىنى قوبۇل قىلىدۇ ، شەرتلىك ، تولۇق ۋە ئەسلىدىكى ھۆججەتلەر بىلەن ئوخشاش ئۇچۇرلارنى ساقلايدۇ. IRS كىرىم تەرتىپى 97-22 ۋە كېيىنكى يېڭىلانمىلارغا ئاساسەن ، ئەگەر ئەسلى ھۆججەتلەرنى توغرا كۆپەيتسە ، زۆرۈر تېپىلغاندا ئوقۇغىلى بولىدىغان قاتتىق كۆپەيتمە ھاسىل قىلالىسا ، ئېلېكترونلۇق خاتىرىلەش سىستېمىسى قوبۇل قىلىنىدۇ. بۇ سىكانېرلانغان تالون ، بايانات ۋە باشقا قوشۇمچە ھۆججەتلەرنى ئۆز ئىچىگە ئالىدۇ. قانداقلا بولمىسۇن ، قانۇنىي ئەھمىيەتكە ئىگە بەزى ھۆججەتلەر (ئەسلى ئىمزا بىلەن تۈزۈلگەن توختام ياكى تامغا بېسىلغان ھۆججەتلەرگە ئوخشاش) باجدىن باشقا مەقسەتتە يەنىلا ئەسلى شەكلىدە ساقلاپ قېلىنىشى كېرەك.

كۆپىنچە باج ھۆججىتىگە نىسبەتەن ، 300 DPI (ھەر دىيۇملۇق چېكىت) سىكانىرلاش رەسىم سۈپىتى بىلەن ھۆججەت چوڭلۇقى ئوتتۇرىسىدىكى ئەڭ ياخشى تەڭپۇڭلۇقنى تەمىنلەيدۇ. بۇ ئېنىقلىق ھۆججەتنىڭ چوڭ-كىچىكلىكىنى ساقلاش ۋە ئورتاقلىشىش ئۈچۈن باشقۇرۇشقا كاپالەتلىك قىلغاندا ، تېكىستنىڭ ئېنىق يېزىلىشىغا كاپالەتلىك قىلىدۇ. ناھايىتى ئىنچىكە بېسىپ چىقىرىلغان ياكى تەپسىلىي ئۇچۇرلار بار ھۆججەتلەرگە (بەزى مالىيە دوكلاتى ياكى ئالاھىدە سۇ بەلگىسى بار ھۆججەتلەرگە ئوخشاش) 600 DPI ئىشلىتىشنى ئويلىشىشىڭىز مۇمكىن. رەڭ سىكانىرلاش ۋاقىتنىڭ ئۆتۈشىگە ئەگىشىپ سۇسلاپ كېتىدىغان تالونلارغا ياكى دەلىللەش ئۈچۈن رەڭ مۇھىم بولغان ھۆججەتلەرگە تەۋسىيە قىلىنىدۇ. ئۆلچەملىك تېكىست ھۆججەتلىرىگە نىسبەتەن ، 300 DPI دىكى كۈلرەڭلىك سايىلەش ئادەتتە يېتەرلىك بولۇپ ، رەڭگە قارىغاندا كىچىكرەك ھۆججەت چوڭلۇقى ھاسىل قىلىدۇ.

رەقەملىك باج ھۆججىتىنىڭ ئۇزۇن مۇددەت زىيارەت قىلىنىشىغا كاپالەتلىك قىلىش ئۈچۈن ، كۆپ تەرەپلىمىلىك ئۇسۇلنى يولغا قويۇڭ. ئالدى بىلەن ، كونىراپ كەتكەن شەخسىي فورماتلارنى ئەمەس ، بەلكى PDF / A غا ئوخشاش كەڭ قوللايدىغان ھۆججەت فورماتىنى ئىشلىتىڭ (ئۇزۇن مۇددەتلىك ئارخىپ ئۈچۈن مەخسۇس لايىھەلەنگەن). ئىككىنچىدىن ، 3-2-1 قائىدىسىگە ئاساسەن ئومۇميۈزلۈك زاپاسلاش ئىستراتېگىيىسىنى يولغا قويۇڭ: سانلىق مەلۇماتلىرىڭىزنىڭ ئۈچ خىل نۇسخىسىنى ئوخشىمىغان ئىككى خىل ساقلاش مېدىياسىدا ساقلاڭ ، بىر نۇسخىسى تور سىرتىدا ياكى بۇلۇتتا ساقلىنىدۇ. ئۈچىنچىسى ، زاپاس ھۆججەتلەرنى قەرەللىك تەكشۈرۈپ ، ھۆججەتلەرنى يىغىش ۋە ئېچىش ئارقىلىق ئۇلارنىڭ مۇكەممەل ۋە ئوقۇغىلى بولىدىغانلىقىنى جەزملەشتۈرۈڭ. تۆتىنچى ، تېخنىكىنىڭ تەرەققىي قىلىشىغا ئەگىشىپ ، ھەر 5-7 يىلدا ھۆججەتلىرىڭىزنى يېڭى ساقلاش ۋاسىتىلىرىگە كۆچۈشكە تەييارلىق قىلىڭ. ئاخىرىدا ، ساقلاش سىستېمىڭىزنىڭ پارول ياكى مەخپىيلەشتۈرۈش ئاچقۇچلىرىنى ئۆز ئىچىگە ئالغان تەپسىلىي ھۆججەتلىرىنى ساقلاڭ ھەمدە بۇ ئۇچۇرلارنى بىخەتەر ، ئەمما ھوقۇق بېرىلگەن شەخسلەر ئۈچۈن بىخەتەر ساقلاڭ.

باج ھۆججىتىنى رەقەملەشتۈرگەندىن كېيىن ، رەقەملىك كۆپەيتىلگەن نۇسخىسىنىڭ سۈپىتى ۋە مۇكەممەللىكىنى دەلىللىگەندىن كېيىن ، كۆپىنچە ئەسلىدىكى قەغەز ھۆججەتلەرنى بىر تەرەپ قىلىش بىخەتەر. قانداقلا بولمىسۇن ، بىر قىسىم ئەسلى ھۆججەتلەر مۇددەتسىز ساقلىنىشى كېرەك: باجدىن ھالقىغان قانۇنىي ئەھمىيىتى بار ئەسلى ئىمزا قويۇلغان ھۆججەتلەر (ھۆججەت ، توختام ياكى ۋەسىيەتنامە) ، تامغىسى بېسىلغان تامغىسى ياكى كۈچكە ئىگە ئىكەنلىكىنى ئىسپاتلايدىغان سۇ بەلگىسى ۋە ھۆججەتلەر ئەسلى سوتتا تەلەپ قىلىنسا بولىدۇ. سەزگۈر ئۇچۇرلارنى ئۆز ئىچىگە ئالغان قەغەز باج ھۆججىتىنى بىر تەرەپ قىلغاندا (ئىجتىمائىي كاپالەت نومۇرى ، ھېسابات نومۇرى ياكى مالىيە تەپسىلاتلىرى دېگەندەك) ، كىملىك ​​ئوغرىلاشنىڭ ئالدىنى ئېلىش ئۈچۈن ھەمىشە كېسىشمە كەسمە ياكى كەسپىي ھۆججەت يوقىتىش مۇلازىمىتى ئىشلىتىڭ. بەزى باج خادىملىرى دەسلەپكى ئىقتىسادىي تەپتىش كۆزنىكىدە قوشۇمچە تەدبىر سۈپىتىدە رەقەملەشتۈرۈلگەندىن كېيىن ئەسلى باج تاپشۇرۇش مەلۇمات جەدۋىلى ۋە ئىنتايىن مۇھىم قوللاش ھۆججەتلىرىنى 1-2 يىل ساقلاشنى تەۋسىيە قىلىدۇ.

ئەگەر كۆچمە قوللىنىشچان پروگراممىلارنى تاللىسىڭىز ھەمدە مۇۋاپىق بىخەتەرلىك تەدبىرلىرىنى قوللانسىڭىز ، كۆچمە سايىلەش ئەپلىرى باج ھۆججىتى ئۈچۈن بىخەتەر بولىدۇ. كۈچلۈك مەخپىيەتلىك تۈزۈمى بار قۇرۇلغان شىركەتلەردىن سايىلەش پروگراممىلىرىنى تاللاڭ ، ئۇلار سىكانېرلانغان ھۆججەتلىرىڭىزنىڭ مەزمۇنىنى زىيارەت قىلالمايدۇ. ئەپنىڭ ھۆججەتلەرنى ئىمكانقەدەر بۇلۇت مۇلازىمېتىرىغا ئەۋەتىپ بەرمەي ، ئۈسكۈنىڭىزدە يەرلىك بىر تەرەپ قىلىدىغانلىقىنى تەكشۈرۈپ بېقىڭ. ئەگەر بۇلۇت بىر تەرەپ قىلىش زۆرۈر بولسا ، ئەپنىڭ سانلىق مەلۇمات يوللاش ۋە ساقلاش ئۈچۈن مەخپىيلەشتۈرۈشنى ئىشلىتىشىگە كاپالەتلىك قىلىڭ. سىكانېرلىغاندىن كېيىن ، كۆچمە ھۆججەتلىرىڭىزدىن باج ھۆججىتىنى تېزرەك بىخەتەر ئۇزۇن مۇددەتلىك ساقلاشقا يۆتكەڭ ھەمدە سايىلەش دېتالى ۋە تېلېفونىڭىزنىڭ رەسىم ئامبىرىدىن ئۆچۈرۈڭ. ئىجتىمائىي كاپالەت نومۇرى ياكى تولۇق مالىيە ھېساباتى ئۇچۇرلىرىنى ئۆز ئىچىگە ئالغان ئىنتايىن سەزگۈر ھۆججەتلەر بىلەن ئالاھىدە ئېھتىيات قىلىڭ – كۆچمە ئەپلەرنى ئىشلىتىشتىن بۇرۇن كومپيۇتېرىڭىزغا ئۇلانغان ئەنئەنىۋى سايىلىغۇچنى ئىشلىتىشنى ياكى سەزگۈر ئۇچۇرلارنى قايتا ئىشلىتىشنى ئويلاڭ.

رەقەملىك كەلگەن باج ھۆججىتىگە (ئېلېكترونلۇق خەت باياناتى ، ئېلېكترونلۇق W-2s ياكى تور بانكا ھۆججىتىگە ئوخشاش) بېسىپ چىقىرىش ۋە ئەسلىگە كەلتۈرۈشتىن ساقلىنىش ئارقىلىق رەقەملىك پۈتۈنلۈكىنى ساقلاڭ ، بۇ سۈپەتنى تۆۋەنلىتىدۇ ھەمدە ئىزدەشكە بولىدىغان تېكىست ئىقتىدارلىرىنى يوقىتىدۇ. تەسىس قىلىنغان ئىسىم قويۇش قائىدىسى ۋە ھۆججەت قىسقۇچ قۇرۇلمىسىغا ئاساسەن ، بۇ ھۆججەتلەرنى بىۋاسىتە باج ھۆججىتىنى باشقۇرۇش سىستېمىسىدا ساقلاڭ. ئەگەر بۇ ھۆججەت ئۇزۇن مۇددەت ساقلاشقا ماس كەلمەيدىغان (ئېلېكترونلۇق خەت قوشۇمچە ھۆججىتى دېگەندەك) فورماتقا كەلسە ، ئۇنىڭ مەزمۇنى ۋە فورماتىنى ساقلاپ قېلىش بىلەن بىرگە ئۇنى PDF غا ئوخشاش تېخىمۇ مۇۋاپىق فورماتقا ئايلاندۇرۇڭ. چۈشۈرۈش كۆزنىكى چەكلىك بولغان پۇل-مۇئامىلە ئورگانلىرىنىڭ تور بېتى ئارقىلىق زىيارەت قىلىنغان ھۆججەتلەرنى چۈشۈرگەندە دەرھال چۈشۈرۈڭ. ئەگەر ئېلېكترونلۇق خەت ئارقىلىق ھۆججەت تاپشۇرۇۋالسىڭىز ، قوشۇمچە ھۆججەت ۋە ئۇنىڭدىكى ئېلېكترونلۇق خەتنى ساقلاشنى ئويلاڭ ، چۈنكى ئېلېكترونلۇق خەت مۇھىم مەزمۇن بىلەن تەمىنلەيدۇ ياكى تاپشۇرۇۋالغان ۋاقىتنى ئىسپاتلايدۇ. ئاخىرىدا ، شىفىرلاش ۋە زاپاسلاش رەسمىيەتلىرىنى ئۆز ئىچىگە ئالغان سىكانېرلانغان ھۆججەتلەرگە ئوخشاش بۇ يەرلىك رەقەملىك ھۆججەتلەرگە ئوخشاش بىخەتەرلىك تەدبىرلىرىنى قوللىنىڭ.

رەقەملىك باج ھۆججىتىنى باج خادىملىرى بىلەن ئورتاقلاشقاندا ، ئۈنۈملۈك ھەمكارلىققا كاپالەتلىك قىلىش بىلەن بىللە ، بىخەتەرلىكنى ئالدىنقى ئورۇنغا قويۇڭ. مەخپىي باج ھۆججىتىنى مەخپىيلەشتۈرۈلمىگەن ئېلېكترونلۇق خەت قوشۇمچە قىلىپ ھەرگىز ئەۋەتمەڭ. ئەكسىچە ، سەزگۈر ئۇچۇرلار ئۈچۈن مەخسۇس لايىھەلەنگەن بىخەتەر ھۆججەت ئورتاقلىشىش ئۇسۇللىرىنى ئىشلىتىڭ. نۇرغۇن باج خادىملىرى ھۆججەت ئالماشتۇرۇش ئۈچۈن بىخەتەر خېرىدارلار پورتى بىلەن تەمىنلەيدۇ – بۇلار ئادەتتە ئەڭ بىخەتەر ۋە قۇلايلىق تاللاش. ئۇنىڭدىن باشقا ، مەخپىي شىفىر ھۆججەتلىرىنى ئورتاقلىشىش مۇلازىمىتىنى ئىشلىتىڭ ، مەخپىي نومۇر قوغداش ، زىيارەت مۇددىتى توشۇش ۋە شىفىرلاش قاتارلىق ئىقتىدارلار بىلەن بىخەتەر ھۆججەت يوللاش بىلەن شۇغۇللىنىدۇ. ئەگەر USB دىسكىسىغا ئوخشاش فىزىكىلىق مېدىيادا ھۆججەت تەمىنلىسىڭىز ، مەزمۇننى مەخپىيلەشتۈرۈڭ ھەمدە ئۇنى پوچتىدىن ئەۋەتمەي شەخسىي يەتكۈزۈڭ. ھەمبەھىرلىنىشتىن بۇرۇن ، ھۆججەتلىرىڭىزنى باج تەييارلىغۇچىنىڭ ياقتۇرىدىغان قۇرۇلمىسىغا ئاساسەن تەشكىللەپ ، ئۇلارنىڭ خىزمىتىنى راۋانلاشتۇرۇڭ. ئاخىرىدا ، ھۆججەتلىرىڭىزنى تاپشۇرۇۋالغانلىقىڭىزنى جەزملەشتۈرۈڭ ھەمدە نېمىنىڭ ھەمبەھىرلەنگەنلىكى ۋە قاچان خاتىرىلەنگەنلىكىنى خاتىرىلەڭ ، بۇ ئالاھىدە ئۇچۇرلار تەمىنلەنگەن-تەمىنلەنمىگەنلىكى توغرىسىدا كېيىن سوئاللار پەيدا بولغاندا قىممەتلىك بولىدۇ.

شۇنداق ، ياخشى تەشكىللەنگەن رەقەملىك باج ھۆججەت سىستېمىسى يوشۇرۇن باج كىملىكىنى ئوغرىلاشنى بالدۇر بايقاشقا ياردەم بېرەلەيدۇ. ئەتراپلىق رەقەملىك خاتىرىلەرنى ساقلاش ئارقىلىق ئالدامچىلىقنى كۆرسىتىپ بېرىدىغان ئوخشىماسلىقنى تېخىمۇ ئاسان بايقىيالايسىز. مەسىلەن ، سىز تونۇمايدىغان ھېسابات ، سىز ئەزەلدىن بولۇپ باقمىغان خىزمەت ياكى باج تاپشۇرۇش ھۆججىتىنى تاپشۇرۇۋالسىڭىز ياكى سىز ئويلىغاندىنمۇ ئېشىپ كەتكەن 1099 ياكى W-2s بولسا ، بۇ كىملىك ​​ئوغرىلاشنىڭ ئاگاھلاندۇرۇش بەلگىسى بولۇشى مۇمكىن. رەقەملىك تەشكىلات مۆلچەردىكى باج ھۆججەتلىرىنىڭ تولۇق تىزىملىكىنى ساقلاش ۋە ئويلىمىغان تۈرلەرنى تېز پەرقلەندۈرۈشنى ئاسانلاشتۇرىدۇ. بۇنىڭدىن باشقا ، ئالدىنقى يىللاردىكى پايدىغا دەرھال ئېرىشىش سىزنىڭ مەلۇم قىلغان كىرىمىڭىز ياكى تۇتۇپ قېلىنىشىڭىزدىكى ئادەتتىن تاشقىرى ئۆزگىرىشلەرنى تونۇشىڭىزغا ياردەم بېرىدۇ ، بۇ بەلكىم سىزنىڭ ئۇچۇرلىرىڭىزنى ئىشلىتىپ باشقىلارنىڭ ئالدامچىلىق قىلغانلىقى توغرىسىدا سىگنال بېرىشى مۇمكىن. ئەگەر باج كىملىك ​​ئوغرىلاشتىن گۇمانلانسىڭىز ، ياخشى تەشكىللەنگەن رەقەملىك خاتىرىڭىزنى ئاسانلا ئىشلەتسىڭىز ، باج يىغىش ئورگىنىغا تېزلىكتە ھۆججەت بىلەن تەمىنلەپ ، قانۇنلۇق باج ئەھۋالىڭىزنى ئىسپاتلاپ ، مەسىلىنى تېزدىن ھەل قىلالايسىز.