መምርሒ ምቕያር ሰነድ ወቕቲ ግብሪ፡ ቅጥዕታት ግብሪ ዲጂታላይዝ ምግባርን ምውዳብን

እወ፡ IRS ዲጂታላዊ ቅዳሓት ናይ ግብሪ ሰነዳት ይቕበል፡ እንተኾነ ግን ተነባቢ፡ ምሉእን ከምቲ ኦሪጅናል ሰነዳት ተመሳሳሊ ሓበሬታ ዝዕቅብን እንተኾይኑ። ብመሰረት IRS Revenue Procedure 97-22ን ድሒሩ ዝመጸ ምዕባለታትን፡ ኤሌክትሮኒካዊ ስርዓታት ምዕቃብ መዝገብ፡ ነቲ ኦሪጅናል ሰነዳት ብትኽክል እንተድኣ ኣባዚሖምዎን ኣብ ዘድልየሉ እዋን ዝንበብ ሓርድ ኮፒታት ከውጽኡ እንተኽኢሎምን ቅቡላት እዮም። እዚ ድማ ስካን ዝተገብረ ቅብሊታት፡ መግለጺታትን ካልእ ደገፍቲ ሰነዳትን የጠቓልል። ይኹን እምበር ሕጋዊ ትርጉም ዘለዎም ዝተወሰኑ ሰነዳት (ከም ኦርጅናል ፌርማ ዘለዎም ውዕላት ወይ ልዕል ዝበለ ማሕተም ዘለዎም ሰነዳት) ንዘይ ግብሪ ዕላማታት ገና በቲ መበቆላዊ መልክዖም ክዕቀቡ ከድልዮም ይኽእል እዩ።

ንመብዛሕትኦም ሰነዳት ግብሪ፡ ብ300 ዲፒኣይ (ነጥብታት ኣብ ኢንች) ስካን ምግባር ኣብ መንጎ ጽሬት ምስልን ዓቐን ፋይልን ምቹእ ሚዛን ይህብ። እዚ ውሳነ እዚ ንመኽዘንን ምክፋልን ንዓቐን ፋይላት ዝመሓደር እናገበረ ጽሑፍ ብንጹር ተነባቢ ምዃኑ የረጋግጽ። ኣዝዩ ረቂቕ ሕትመት ወይ ዝርዝር ሓበሬታ ዘለዎም ሰነዳት (ከም ገለ ፋይናንሳዊ መግለጺታት ወይ ፍሉይ ምልክት ማይ ዘለዎም ሰነዳት)፡ 600 DPI ክትጥቀም ክትሓስብ ትኽእል ኢኻ። ምስ ግዜ ክሃስሱ ዝኽእሉ ቅብሊታት ወይ ንዕላማታት ምርግጋጽ ሕብሪ ኣገዳሲ ኣብ ዝኾነሉ ሰነዳት ሕብሪ ስካን ምግባር ይምከር። ንመደበኛ ሰነዳት ጽሑፍ፡ ብግራይስኬል ስካን ኣብ 300 ዲፒኣይ ብሓፈሻ እኹል ኮይኑ ካብ ሕብሪ ዝነኣሰ ዓቐን ፋይላት የፍሪ።

ንነዊሕ እዋን ተበጻሕነት ዲጂታላዊ ሰነዳት ግብሪ ንምርግጋጽ፡ ብዙሕ ሸነኻት ዘለዎ ኣገባብ ምትግባር። መጀመርታ፡ ካብ ግዜኡ ክሓልፍ ዝኽእል ዋንነት ዘለዎ ቅርጺ ዘይኮነስ፡ ከም PDF/A ዝኣመሰሉ ብሰፊሑ ዝድገፉ ቅርጺ ፋይላት (ብፍሉይ ንነዊሕ እዋን ንምዕቃብ ዝተዳለዉ) ተጠቐም። ካልኣይ፡ ሕጊ 3-2-1 ብምኽታል ኩለመዳያዊ ናይ ምትሕብባር ስትራተጂ ምትግባር፡ ሰለስተ ቅዳሓት ናይ ዳታኻ ኣብ ክልተ ዝተፈላለዩ ዓይነታት መኽዘን ሚድያ ምዕቃብ፡ ሓደ ቅዳሕ ካብ ቦታ ወጻኢ ወይ ኣብ ደበና ክኽዘን። ሳልሳይ፡ በብእዋኑ፡ ሰነዳት ብጭቡጥ ብምውሳድን ብምኽፋትን፡ ዘይተበላሸዉን ተነበብትን ምዃኖም ንምርግጋጽ፡ ንመጠባበቒታትካ ምርግጋጽ። ራብዓይ፡ ቴክኖሎጂ እናማዕበለ ምስ ከደ፡ ሰነዳትካ ናብ ሓደስቲ መኽዘን ሚድያታት ኣብ ነፍሲ ወከፍ 5-7 ዓመት ንምስግጋር ድሉው ኩን። ኣብ መወዳእታ፡ ዝርዝር ሰነዳት ናይ መኽዘን ስርዓታትካ ምሕላው፡ እንተላይ ዝኾነ ይኹን ምልክት ቃል ወይ ምስጢራዊ መፍትሕ፡ ነዚ ሓበሬታ ድማ ብውሑስ መንገዲ ግን ከኣ ንፍቓድ ዘለዎም ውልቀሰባት ብተበጻሒ መንገዲ ምዕቃብ።

ድሕሪ ዲጂታላይዜሽን ሰነዳት ግብሪ፡ ብሓፈሻ ጽሬትን ምሉእነትን ናይቶም ዲጂታላዊ ቅዳሓት ምስ ኣረጋገጽካ፡ መብዛሕትኦም ኦርጅናል ናይ ወረቐት ሰነዳት ምጉሓፍ ውሑስ እዩ። ይኹን እምበር፡ ዝተወሰኑ ኦርጅናል ሰነዳት ንዘይተወሰነ እዋን ክዕቀቡ ኣለዎም፡ ማለት ካብ ግብሪ ወጻኢ ሕጋዊ ትርጉም ዘለዎም ኦርጅናል ፌርማ ዘለዎም ሰነዳት (ከም ውዕል፡ ውዕል ወይ ውዕል)፡ ንሕጋውነቶም ዘረጋግጹ ልዕል ዝበለ ማሕተም ወይ ምልክት ማይ ዘለዎም ሰነዳት፡ ከምኡ’ውን ዝኾነ ሰነዳት፡ እቲ ኦሪጅናል ኣብ ሕጋዊ መስርሕ ክድለየሉ ዝኽእል ውሽጣዊ ሕጋዊ ዋጋ ክህልዎ ዝኽእል። ስሱዕ ሓበሬታ ዝሓዘ ናይ ወረቐት ግብሪ ሰነዳት (ከም ቁጽሪ ማሕበራዊ ድሕነት፡ ቁጽሪ ሕሳብ፡ ወይ ፋይናንሳዊ ዝርዝር) ኣብ እትድርብየሉ እዋን፡ መንነት ስርቂ ንምክልኻል ኩሉ ግዜ መስቀላዊ መቑረጺ ወይ ሞያዊ ኣገልግሎት ምዕናው ሰነዳት ተጠቐም። ገለ ሰብ ሞያ ግብሪ ኣብቲ ናይ መጀመርታ መስኮት ኦዲት ከም ተወሳኺ ጥንቃቐ ድሕሪ ዲጂታላይዝ ምግባር ን1-2 ዓመት ኦርጅናል ግብሪ ምምላስን ኣዝዮም ኣገደስቲ ደገፍቲ ሰነዳትን ምዕቃብ ይመኽሩ።

ሞባይል ስካኒንግ ኣፕስ ንሰነዳት ግብሪ ውሑስ ክኸውን ይኽእል እዩ፣ ጽቡቕ ስም ዘለዎም ኣፕሊኬሽናት እንተመሪጽካን ግቡእ ናይ ጸጥታ ጥንቃቐታት እንተገይርካን እዩ። ካብቶም ብፍሉይ ንትሕዝቶ ናይቲ ዝተስካነ ሰነዳትካ ከምዘይረኽቡ ዝገልጽ ጽኑዕ ፖሊሲታት ብሕታዊነት ዘለዎም ዝተመስረቱ ኩባንያታት ናይ ስካን መተግበሪታት ምረጽ። እቲ ኣፕ ሰነዳት ብዝተኻእለ መጠን ናብ ደበናዊ ኣገልገልቲ ንመስርሕ ካብ ምልኣኽ ኣብ መሳርሒኻ ብኸባቢ ከም ዘሰላስሎም ኣረጋግጽ። መስርሕ ደበና ኣድላዪ እንተኾይኑ፡ እቲ ኣፕ ንመተሓላለፍን ምኽዛንን ዳታ ኢንክሪፕሽን ከም ዝጥቀም ኣረጋግጽ። ድሕሪ ስካን ምግባርካ፡ ሰነዳት ግብሪ ብቕልጡፍ ካብ ሞባይልካ ናብ ዝያዳ ውሑስ ናይ ነዊሕ ግዜ መኽዘን ኣሰጋጊርካ ካብቲ ናይ ስካን ኣፕን ጋለሪ ስልክኻን ደምስሶም። ብፍላይ ቁጽሪ ማሕበራዊ ድሕነት ወይ ምሉእ ሓበሬታ ፋይናንሳዊ ሕሳብ ዝሓዙ ኣዝዮም ተሃዋሲ ሰነዳት ጥንቃቐ ግበር-ነዞም ነገራት እዚኣቶም ምስ ኮምፒተርካ ዝተኣሳሰር ባህላዊ ስካነር ምጥቃም ወይ ቅድሚ ናይ ሞባይል መተግበሪታት ምጥቃምካ ስሱዕ ሓበሬታ ምእራም ኣብ ግምት ኣእቱ።

ብዲጂታል ንዝመጹ ሰነዳት ግብሪ (ከም ብኢመይል ዝተላእከ መግለጺታት፡ ኤሌክትሮኒካዊ W-2s፡ ወይ ሰነዳት ባንክ ብኢንተርነት)፡ ካብ ሕትመትን ዳግመ-ስካንን ብምውጋድ ዲጂታላዊ ቅንዕናኦም ይሕልዉ፡ እዚ ድማ ጽሬት ከጉድልን ክድለ ዝኽእል ናይ ጽሑፍ ባህርያት ክስእንን ይኽእል። ነዞም ሰነዳት ብቐጥታ ኣብ ስርዓተ ምሕደራ ሰነዳት ግብሪኻ ኣቐምጦም፣ ነቲ ዝተመስረተካ ናይ ምጽዋዕ ውዕላትን ኣቃውማ ማህደርን ተኸቲልካ። እቲ ሰነድ ንነዊሕ እዋን ንምኽዛን ብዘይምቹእ ቅርጺ (ከም ናይ ኢመይል መተሓሓዚ) እንተመጺኡ፡ ትሕዝቶኡን ቅርጹን እናዓቀብካ ናብ ዝያዳ ምቹእ ቅርጺ ከም ፒዲኤፍ ቀይሮ። ብውሱን ናይ ምውራድ መስኮት ዘለዎም ናይ ፋይናንሳዊ ትካላት ፖርታላት ንዝረኽብዎም ሰነዳት፡ ምስ ተረኽቡ ብቕልጡፍ ኣውሪድካ ኣቐምጦም። ብኢመይል ሰነድ እንተመጺኡካ፡ እቲ ኢመይል ኣገዳሲ ዓውዲ ክህብ ወይ ዕለት ምቕባል ከረጋግጽ ስለ ዝኽእል፡ ንኽልቲኡ እቲ መተሓሓዚን ነቲ ዝሓዘ ኢመይልን ምዕቃብ ኣብ ግምት ኣእቱ። ኣብ መወዳእታ፡ ኣብዞም ተወለድቲ ዲጂታላዊ ሰነዳት ከምቲ ኣብ ስካን ዝተገብረ ሰነዳት እትገብሮ፡ ንኣገባባት ምስጢራዊ ምግባርን ምትሕብባርን ሓዊስካ፡ ተመሳሳሊ ስጉምትታት ጸጥታ ተግባራዊ ግበር።

ዲጂታላዊ ሰነዳት ግብሪ ምስ ሰብ ሞያ ግብሪ ኣብ እትካፈሉሉ እዋን፡ ስሉጥ ምትሕብባር እናረጋገጽካ ንጸጥታ ቀዳምነት ምሃብ። ስሱዕ ሰነዳት ግብሪ ከም ዘይተመሰጠረ ናይ ኢመይል መተሓሓዚ ፈጺምካ ኣይትስደድ። ኣብ ክንድኡስ፡ ብፍሉይ ንስሱዕ ሓበሬታ እተዳለወ ውሑስ ናይ ፋይል ምክፋል ሜላታት ተጠቐም። ብዙሓት ሰብ ሞያ ግብሪ ንሰነዳት ምልውዋጥ ውሑስ ናይ ዓማዊል ፖርታላት የቕርቡ-እዚኦም ብተለምዶ እቶም ዝያዳ ውሑሳትን ምቹኣትን ኣማራጺታት እዮም። ከም ኣማራጺ፡ ኣብ ውሑስ ምትሕልላፍ ሰነዳት ዝነጥፉ ምስጢራዊ ዝኾኑ ኣገልግሎታት ምክፋል ፋይላት ተጠቐም፡ ከም መከላኸሊ ምልክት ቃል፡ ንመእተዊ ዝውድኣሉ መዓልታት፡ ከምኡ’ውን ምስጢራዊ ምትሕልላፍ ዝኣመሰሉ ባህርያት። ኣብ ፊዚካዊ ሚድያ ከም ዩኤስቢ ድራይቭ ሰነዳት ትህብ እንተኾይንካ፡ ነቲ ትሕዝቶ ኢንክሪፕት ጌርካ ኣብ ክንዲ ብፖስታ ምልኣኽ ብውልቂ ኣብጽሖ። ቅድሚ ምክፋልኩም፡ ስርሖም ንምምሕያሽ፡ ሰነዳትኩም ብመሰረት እቲ ኣዳላዊ ግብሪኩም ዝመርጾ ኣቃውማ ውደቡ። ኣብ መወዳእታ፡ ሰነዳትካ ከም ዝተቐበልካ ኣረጋግጽን እንታይ ከም ዝተኻፈለን መዓስን መዝገብ ምሓዝን፡ እዚ ድማ ድሒሩ ፍሉይ ሓበሬታ ተዋሂቡ ድዩ ኣይተዋህበን ዝብል ሕቶታት እንተልዒሉ ዋጋ ክህልዎ ይኽእል።

እወ፡ ብጽቡቕ ዝተወደበ ዲጂታላዊ ስርዓተ ሰነድ ግብሪ፡ ንኽስረቕ መንነት ግብሪ ኣቐዲሙ ንምፍላጥ ክሕግዝ ይኽእል። ኩለመዳያዊ ዲጂታላዊ መዛግብቲ ብምዕቃብ፡ ምትላል ከመልክት ዝኽእል ዘይምስምማዕ ብቐሊሉ ክትዕዘብ ትኽእል። ንኣብነት፡ ንዘይተለለኻዮ ሕሳባት፡ ንዘይነበረካ ስራሕ፡ ወይ ካብቲ ትጽቢትካ ንላዕሊ ተወሳኺ 1099 ወይ W-2 ናይ ግብሪ ሰነዳት እንተመጺኡካ፡ እዚኦም ናይ መጠንቀቕታ ምልክታት ስርቂ መንነት ክኾኑ ይኽእሉ። ዲጂታላዊ ውዳበ ምሉእ ዝርዝር ናይ ትጽቢት ዝግበረሎም ሰነዳት ግብሪ ንምሕላውን ዘይተጸበኻዮም ነገራት ብቕልጡፍ ንምልላይን ቀሊል ይገብሮ። ብተወሳኺ፡ ናይ ዝሓለፉ ዓመታት ምምላስ ብቕጽበት ምርካብ፡ ሓደ ሰብ ሓበሬታኻ ተጠቒሙ ናይ ምትላል ምምላስ ከም ዘቕረበ ዘመልክት ክኸውን ዝኽእል ዘይተለምደ ለውጢ ኣብ ዝተጸብጸበ ኣታዊ ወይ ምጉዳል ከተለሊ ይሕግዘካ። ስርቂ መንነት ግብሪ እንተጠርጢርካ፡ ጽቡቕ ውዱብ ዲጂታላዊ መዛግብትኻ ብቐሊሉ ምህላዉ፡ ሕጋዊ ኩነታት ግብሪኻ ንምርግጋጽን ፍታሕ ናይቲ ጉዳይ ንምቅልጣፍን፡ ብቕልጡፍ ሰነዳት ናብ IRS ከተቕርብ የኽእለካ።