ຄູ່ມືການແປງເອກະສານລະດູການພາສີ: ດິຈິຕອນ ແລະຈັດລະບຽບແບບຟອມພາສີ

ຫັນປ່ຽນເອກະສານພາສີເຈ້ຍຂອງທ່ານໃຫ້ເປັນໄຟລ໌ດິຈິຕອລເພື່ອການຍື່ນເອກະສານທີ່ງ່າຍຂຶ້ນ, ຄວາມປອດໄພທີ່ດີກວ່າ, ແລະການເກັບຮັກສາບັນທຶກໃນໄລຍະຍາວ. ຄູ່ມືທີ່ສົມບູນແບບຂອງພວກເຮົາຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານປັບປຸງການກະກຽມພາສີແລະປະຕິບັດຕາມ IRS.

ປະຕິບັດຕາມ IRS

ການແປງທີ່ປອດໄພ

ຫຼາຍຮູບແບບ

ການແກ້ໄຂທີ່ບໍ່ມີເຈ້ຍ

ອ່ານຄູ່ມືສະບັບເຕັມ ເບິ່ງຮູບແບບທີ່ຮອງຮັບ

ຄູ່ມືການແປງເອກະສານພາສີສຸດທ້າຍ

ການປ່ຽນເອກະສານພາສີຂອງທ່ານເປັນຮູບແບບດິຈິຕອນໃຫ້ຜົນປະໂຫຍດຈໍານວນຫລາຍສໍາລັບຜູ້ເສຍພາສີສ່ວນບຸກຄົນແລະທຸລະກິດຄືກັນ. ຈາກການປັບປຸງການຈັດຕັ້ງໄປສູ່ຄວາມປອດໄພທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນ, ການໄປດິຈິຕອນຈະຫັນປ່ຽນຂະບວນການກະກຽມພາສີຂອງທ່ານໃນຂະນະທີ່ຮັບປະກັນວ່າທ່ານຍັງຄົງປະຕິບັດຕາມກົດລະບຽບຂອງ IRS.

ການກະກຽມພາສີແບບງ່າຍດາຍ

ປ່ຽນເອກະສານພາສີຂອງທ່ານໃຫ້ເປັນຮູບແບບດິຈິຕອລເພື່ອການຈັດຕັ້ງທີ່ງ່າຍຂຶ້ນ, ການຊອກຫາ, ແລະການເຂົ້າເຖິງໃນລະຫວ່າງການກະກຽມພາສີ, ປະຫຍັດເວລາທີ່ມີຄຸນຄ່າແລະຫຼຸດຜ່ອນຄວາມກົດດັນ.

ຊອກຫາເອກະສານພາສີສະເພາະ
ແບ່ງປັນເອກະສານຢ່າງປອດໄພກັບຜູ້ຊ່ຽວຊານດ້ານພາສີ
ຫຼຸດຜ່ອນການຕິດເຈ້ຍຢູ່ໃນເຮືອນຫຼືຫ້ອງການຂອງທ່ານ

ປັບປຸງຄວາມປອດໄພ

ປົກປ້ອງຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນທີ່ລະອຽດອ່ອນຂອງທ່ານດ້ວຍການເກັບຮັກສາດິຈິຕອນທີ່ປອດໄພເຊິ່ງລວມມີການເຂົ້າລະຫັດ, ການປົກປ້ອງລະຫັດຜ່ານ, ແລະຄວາມສາມາດໃນການສໍາຮອງຂໍ້ມູນ.

ປ້ອງກັນການສູນເສຍ ຫຼືຄວາມເສຍຫາຍຂອງເອກະສານ
ນຳໃຊ້ການປົກປ້ອງລະຫັດຜ່ານກັບໄຟລ໌ທີ່ລະອຽດອ່ອນ
ສ້າງການສໍາຮອງຂໍ້ມູນທີ່ປອດໄພໃນຫຼາຍສະຖານທີ່

ການກວດສອບຄວາມພ້ອມ

ຮັກສາບັນທຶກດິຈິຕອລທີ່ຈັດເປັນລະບຽບດີ ເຊິ່ງເຮັດໃຫ້ການຕອບສະໜອງຕໍ່ການສອບຖາມຂອງ IRS ຫຼືການກວດສອບໄດ້ໄວຂຶ້ນ ແລະມີຄວາມເຄັ່ງຕຶງໜ້ອຍລົງດ້ວຍເອກະສານທີ່ເຂົ້າເຖິງໄດ້ທັນທີ.

ຕອບສະຫນອງຕໍ່ຄໍາຮ້ອງຂໍ IRS ຢ່າງໄວວາ
ຄົ້ນຫາການເຮັດທຸລະກໍາຫຼືເອກະສານສະເພາະ
ຮັກສາບັນທຶກທີ່ມີການຈັດຕັ້ງສໍາລັບໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາທີ່ກໍານົດໄວ້

ຜົນປະໂຫຍດປະຫຍັດເວລາ

ການສ້າງເອກະສານພາສີເປັນດິຈິຕອລປັບປຸງຂະບວນການເຮັດວຽກຂອງທ່ານ, ຊ່ວຍໃຫ້ການດຶງເອກະສານໄວຂຶ້ນ, ການຈັດຕັ້ງອັດຕະໂນມັດ, ແລະການປຽບທຽບປີຕໍ່ປີງ່າຍຂຶ້ນ.

ຄົ້ນຫາໃນທັນທີໂດຍຜ່ານການປີຂອງເອກະສານ
ຈັດປະເພດເອກະສານອັດຕະໂນມັດດ້ວຍເຄື່ອງມືອັດສະລິຍະ
ລົບລ້າງການຍື່ນຄູ່ມືແລະການຄົ້ນຫາຜ່ານເຈ້ຍ

ຜົນກະທົບຕໍ່ສິ່ງແວດລ້ອມ

ໄປແບບບໍ່ມີເຈ້ຍສໍາລັບເອກະສານພາສີຂອງທ່ານປະກອບສ່ວນກັບຄວາມຍືນຍົງດ້ານສິ່ງແວດລ້ອມໂດຍການຫຼຸດຜ່ອນການບໍລິໂພກເຈ້ຍ, ຄວາມຕ້ອງການເກັບຮັກສາ, ແລະການຂົນສົ່ງທາງດ້ານຮ່າງກາຍ.

ຫຼຸດຜ່ອນສິ່ງເສດເຫຼືອເຈ້ຍຈາກແບບຟອມພາສີທີ່ພິມອອກ
ຫຼຸດຜ່ອນຮອຍຄາບອນຈາກການຂົນສົ່ງເອກະສານ
ລົບລ້າງຄວາມຕ້ອງການສໍາລັບການແກ້ໄຂການເກັບຮັກສາທາງດ້ານຮ່າງກາຍ

ການເຂົ້າເຖິງໄດ້ທຸກບ່ອນ

ເຂົ້າເຖິງເອກະສານພາສີຂອງທ່ານຈາກອຸປະກອນໃດຫນຶ່ງ, ທຸກແຫ່ງຫົນໃນໂລກ, ຮັບປະກັນວ່າທ່ານສາມາດຕອບສະຫນອງຕໍ່ເລື່ອງພາສີເຖິງແມ່ນວ່າໃນເວລາທີ່ຈະເດີນທາງຫຼືຫ່າງຈາກໄຟລ໌ທາງດ້ານຮ່າງກາຍຂອງທ່ານ.

ເຂົ້າເຖິງເອກະສານຈາກຫຼາຍອຸປະກອນ
ແບ່ງປັນເອກະສານຢ່າງປອດໄພກັບຜູ້ໃຊ້ທີ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ
ຕອບສະຫນອງຕໍ່ເລື່ອງພາສີໃນຂະນະທີ່ການເດີນທາງ

ການແປງຮູບແບບເອກະສານພາສີ

ແປງລະຫວ່າງຮູບແບບເອກະສານພາສີທີ່ສໍາຄັນ

ຄວາມເຂົ້າໃຈກ່ຽວກັບຮູບແບບເອກະສານຕ່າງໆທີ່ໃຊ້ໃນການກະກຽມພາສີແມ່ນສໍາຄັນສໍາລັບອົງການຈັດຕັ້ງດິຈິຕອນທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ເອກະສານພາສີທີ່ແຕກຕ່າງກັນອາດຈະຈໍາເປັນຕ້ອງຖືກເກັບໄວ້ໃນຮູບແບບສະເພາະໂດຍອີງຕາມຈຸດປະສົງ, ແຫຼ່ງ, ແລະວິທີທີ່ເຈົ້າຈະໃຊ້ພວກມັນ.

.pdf

.docx

.xlsx

.csv

.jpg

.png

.tiff

.txt

.html

.xml

.json

.odt

.ods

.pptx

.rtf

.zip

.eml

.msg

.svg

.gif

ຄວາມເຂົ້າໃຈກ່ຽວກັບຮູບແບບເອກະສານພາສີ

ຮູບແບບ PDF

PDF (ຮູບແບບເອກະສານ Portable) ແມ່ນມາດຕະຖານຄໍາສໍາລັບເອກະສານພາສີ, ສະເຫນີຄວາມເຂົ້າກັນໄດ້ທົ່ວໄປ, ຄຸນນະສົມບັດຄວາມປອດໄພ, ແລະການຮັກສາການຈັດຮູບແບບໃນທົ່ວອຸປະກອນແລະເວທີທີ່ແຕກຕ່າງກັນ.

ຍອມຮັບໂດຍ IRS ສໍາລັບການຍື່ນເອເລັກໂຕຣນິກ
ສະຫນັບສະຫນູນການປົກປ້ອງລະຫັດຜ່ານແລະການເຂົ້າລະຫັດ
ຮັກສາຮູບລັກສະນະຂອງເອກະສານຢ່າງສະໝໍ່າສະເໝີ

ຮູບແບບຕາຕະລາງ

ໄຟລ໌ Excel (.xlsx) ແລະ CSV ເປັນສິ່ງຈໍາເປັນສໍາລັບການຄິດໄລ່ທາງດ້ານການເງິນ, ການວິເຄາະຂໍ້ມູນ, ແລະການຕິດຕາມຄ່າໃຊ້ຈ່າຍຫຼືລາຍໄດ້ຕະຫຼອດປີພາສີ.

ປະຕິບັດການຄິດໄລ່ອັດຕະໂນມັດ
ຈັດຮຽງ ແລະກັ່ນຕອງຂໍ້ມູນທຸລະກຳ
ນໍາເຂົ້າຂໍ້ມູນຈາກສະຖາບັນການເງິນ

ຮູບແບບຮູບພາບ

ຮູບແບບຮູບພາບເຊັ່ນ: JPG, PNG, ແລະ TIFF ແມ່ນຖືກນໍາໃຊ້ທົ່ວໄປໃນເວລາທີ່ສະແກນໃບຮັບເງິນ, ແບບຟອມ W-2, ແລະເອກະສານພາສີທາງດ້ານຮ່າງກາຍອື່ນໆສໍາລັບການເກັບຮັກສາດິຈິຕອນ.

ບັນທຶກເອກະສານທາງດ້ານຮ່າງກາຍໄດ້ຢ່າງງ່າຍດາຍ
TIFF ສະຫນອງຄຸນນະພາບສູງສໍາລັບເອກະສານທີ່ສໍາຄັນ
JPG ແລະ PNG ແມ່ນດີເລີດສໍາລັບການສະແກນມືຖື

ຮູບແບບເອກະສານ

ເອກະສານຄໍາສັບ (.docx) ແລະໄຟລ໌ຂໍ້ຄວາມມີປະໂຫຍດສໍາລັບການສ້າງເອກະສານ, ຄໍາອະທິບາຍ, ຫຼືບັນທຶກທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບສະຖານະການພາສີແລະບັນທຶກຂອງທ່ານ.

ສ້າງຄໍາອະທິບາຍລາຍລະອຽດສໍາລັບການຫັກທີ່ຜິດປົກກະຕິ
ເອກະສານການສົນທະນາພາສີທີ່ສໍາຄັນ
ຮັກສາບັນທຶກຍຸດທະສາດການວາງແຜນພາສີ

ຮູບແບບການແລກປ່ຽນຂໍ້ມູນ

ຮູບແບບ XML, JSON, ແລະ HTML ມີຄວາມສໍາຄັນຫຼາຍຂຶ້ນສໍາລັບການແລກປ່ຽນຂໍ້ມູນພາສີ, ໂດຍສະເພາະໃນເວລາທີ່ເຮັດວຽກກັບຊອບແວພາສີຫຼືການບໍລິການຍື່ນອອນໄລນ໌.

ຂໍ້ມູນການນໍາເຂົ້າແລະສົ່ງອອກລະຫວ່າງລະບົບພາສີ
ຂໍ້ມູນໂຄງສ້າງສໍາລັບການປະມວນຜົນອັດຕະໂນມັດ
ໃຊ້ໂດຍການບໍລິການພາສີອອນໄລນ໌ຈໍານວນຫຼາຍ

ຮູບແບບອີເມວ

ຮູບແບບອີເມວ (.eml, .msg) ແມ່ນສໍາຄັນສໍາລັບການເກັບຮັກສາການສື່ສານທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບພາສີກັບນັກບັນຊີ, IRS, ຫຼືສະຖາບັນການເງິນເປັນເອກະສານສະຫນັບສະຫນູນ.

ຮັກສາຫົວ ແລະເວລາເດີມໄວ້
ລວມເອົາໄຟລ໌ແນບກັບຂໍ້ຄວາມຕົ້ນສະບັບ
ເອກະສານການຕັດສິນໃຈພາສີທີ່ສໍາຄັນແລະຄໍາແນະນໍາ

ການແປງເອກະສານພາສີ: ຄູ່ມືຂັ້ນຕອນໂດຍຂັ້ນຕອນ

ເກັບກໍາເອກະສານພາສີທາງດ້ານຮ່າງກາຍຂອງທ່ານ

ເລີ່ມຕົ້ນໂດຍການລວບລວມເອກະສານພາສີເຈ້ຍທັງຫມົດຂອງທ່ານ, ລວມທັງ W-2s, 1099s, ໃບຮັບເງິນ, ໃບແຈ້ງຫນີ້, ໃບແຈ້ງຍອດທະນາຄານ, ບັນທຶກການລົງທຶນ, ແລະໃບແຈ້ງພາສີທີ່ຜ່ານມາ. ຈັດລະບຽບພວກມັນໂດຍປະເພດແລະປີກ່ອນທີ່ຈະເລີ່ມຂະບວນການປ່ຽນໃຈເຫລື້ອມໃສເພື່ອປັບປຸງຂະບວນການເຮັດວຽກຂອງທ່ານແລະໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າບໍ່ມີຫຍັງພາດໂອກາດນີ້.

ເລືອກວິທີການສະແກນຂອງທ່ານ

ເລືອກວິທີການສະແກນທີ່ດີທີ່ສຸດໂດຍອີງໃສ່ປະລິມານເອກະສານຂອງທ່ານແລະອຸປະກອນທີ່ມີຢູ່. ທາງເລືອກຕ່າງໆລວມມີເຄື່ອງສະແກນເອກະສານທີ່ອຸທິດຕົນ (ເຫມາະສໍາລັບປະລິມານສູງ), ເຄື່ອງພິມທັງຫມົດໃນຫນຶ່ງທີ່ມີຄວາມສາມາດໃນການສະແກນ, ຫຼືແອັບຯສະແກນໂທລະສັບສະຫຼາດທີ່ສະດວກສໍາລັບໃບຮັບເງິນແລະເອກະສານດຽວ. ສໍາລັບເອກະສານພາສີທີ່ລະອຽດອ່ອນ, ຫຼີກເວັ້ນການນໍາໃຊ້ອຸປະກອນການສະແກນສາທາລະນະຫຼືການບໍລິການເພື່ອປົກປ້ອງຂໍ້ມູນສ່ວນຕົວຂອງທ່ານ.

ສະແກນຢູ່ການຕັ້ງຄ່າຄຸນນະພາບທີ່ເໝາະສົມ

ປັບຕັ້ງການຕັ້ງຄ່າເຄື່ອງສະແກນຂອງທ່ານເພື່ອສົມດຸນຄຸນນະພາບແລະຂະຫນາດໄຟລ໌. ສໍາລັບເອກະສານພາສີສ່ວນໃຫຍ່, ຄວາມລະອຽດ 300 DPI ແມ່ນພຽງພໍເພື່ອຮັບປະກັນການອ່ານໃນຂະນະທີ່ຮັກສາຂະຫນາດໄຟລ໌ສາມາດຈັດການໄດ້. ສໍາລັບເອກະສານສີເຊັ່ນໃບຮັບເງິນທີ່ອາດຈະຈືດໆຕາມເວລາ, ໃຊ້ການສະແກນສີ. ສໍາລັບເອກະສານທີ່ມີຂໍ້ຄວາມຫນັກ, ທາງເລືອກສີດໍາແລະສີຂາວຫຼືສີຂີ້ເຖົ່າຈະຊ່ວຍປະຢັດພື້ນທີ່ໃນຂະນະທີ່ຮັກສາຄວາມຖືກຕ້ອງ. ພິຈາລະນາການເປີດໃຊ້ OCR (Optical Character Recognition) ເພື່ອເຮັດໃຫ້ເອກະສານພາສີຂອງທ່ານສາມາດຄົ້ນຫາໄດ້.

ເລືອກຮູບແບບເອກະສານທີ່ເຫມາະສົມ

ເລືອກຮູບແບບໄຟລ໌ທີ່ເຫມາະສົມໂດຍອີງໃສ່ປະເພດເອກະສານແລະການນໍາໃຊ້ທີ່ຕັ້ງໃຈ. PDFs ແມ່ນເຫມາະສົມສໍາລັບເອກະສານພາສີສ່ວນໃຫຍ່ເນື່ອງຈາກຄວາມເຂົ້າກັນໄດ້ທົ່ວໄປແລະການຮັກສາຮູບແບບ. ໃຊ້ຮູບແບບຮູບພາບ (JPG, PNG) ສໍາລັບໃບຮັບເງິນທີ່ງ່າຍດາຍຫຼືການສະແກນມືຖືໄວ. ຮູບແບບສະເປຣດຊີດ (XLSX, CSV) ແມ່ນດີທີ່ສຸດສໍາລັບຂໍ້ມູນທາງດ້ານການເງິນທີ່ຕ້ອງການການຄິດໄລ່ ຫຼືການວິເຄາະ. ເມື່ອສົງໃສ, PDF ແມ່ນທາງເລືອກທີ່ປອດໄພທີ່ສຸດສໍາລັບເອກະສານພາສີຍ້ອນວ່າມັນໄດ້ຮັບການຍອມຮັບຢ່າງກວ້າງຂວາງໂດຍເຈົ້າຫນ້າທີ່ພາສີ.

ປະຕິບັດສົນທິສັນຍາການຕັ້ງຊື່ທີ່ສອດຄ່ອງ

ສ້າງລະບົບການຕັ້ງຊື່ມາດຕະຖານສໍາລັບໄຟລ໌ພາສີດິຈິຕອນຂອງທ່ານເພື່ອຮັບປະກັນການດຶງຂໍ້ມູນໄດ້ງ່າຍ. ລວມເອົາປີພາສີ, ປະເພດເອກະສານ, ແຫຼ່ງທີ່ມາ, ແລະວັນທີໃນແຕ່ລະຊື່ໄຟລ໌ (ເຊັ່ນ: “2024_W2_EmployerName.pdf” ຫຼື “2024_Receipt_HomeOffice_2024-01-15.pdf”). ຫຼີກເວັ້ນຕົວອັກສອນພິເສດໃນຊື່ໄຟລ໌ທີ່ອາດເຮັດໃຫ້ເກີດບັນຫາໃນທົ່ວລະບົບຕ່າງໆ. ການສອດຄ່ອງກັບສົນທິສັນຍາການຕັ້ງຊື່ຂອງທ່ານແມ່ນສໍາຄັນສໍາລັບສະຖານທີ່ເອກະສານດ່ວນ, ໂດຍສະເພາະໃນລະຫວ່າງການກະກຽມພາສີຫຼືໃນກໍລະນີຂອງການກວດສອບ.

ຈັດລະບຽບດ້ວຍໂຄງສ້າງໂຟເດີຕາມເຫດຜົນ

ພັດທະນາລະບົບໂຟເດີຊັ້ນນໍາສໍາລັບເອກະສານພາສີດິຈິຕອນຂອງທ່ານ. ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍໂຟເດີຕົ້ນຕໍສໍາລັບແຕ່ລະປີພາສີ, ຫຼັງຈາກນັ້ນສ້າງໂຟເດີຍ່ອຍສໍາລັບປະເພດເຊັ່ນ: ລາຍໄດ້, ການຫັກລົບ, ການລົງທຶນ, ຊັບສິນ, ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທຸລະກິດ, ແລະຄືນພາສີ. ພາຍໃນປະເພດເຫຼົ່ານີ້, ທ່ານອາດຈະສ້າງໂຟເດີຍ່ອຍເພີ່ມເຕີມຕາມຄວາມຕ້ອງການ (ເຊັ່ນ: ການແຍກໄລຍະທາງທຸລະກິດຈາກຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທຸລະກິດອື່ນໆ). ວິທີການທີ່ມີໂຄງສ້າງນີ້ສະທ້ອນເຖິງວິທີການຈັດລະບຽບແບບຟອມພາສີແລະເຮັດໃຫ້ງ່າຍຕໍ່ການຊອກຫາເອກະສານສະເພາະໃນເວລາທີ່ຈໍາເປັນ.

ຮັບປະກັນເອກະສານພາສີດິຈິຕອນຂອງທ່ານ

ປະຕິບັດມາດຕະການຄວາມປອດໄພທີ່ເຫມາະສົມເພື່ອປົກປ້ອງຂໍ້ມູນພາສີທີ່ລະອຽດອ່ອນຂອງທ່ານ. ລະຫັດຜ່ານປ້ອງກັນເອກະສານ PDF ທີ່ສໍາຄັນ, ໂດຍສະເພາະທີ່ມີເລກປະກັນສັງຄົມຫຼືລາຍລະອຽດບັນຊີທາງດ້ານການເງິນ. ໃຊ້ໂຊລູຊັນການເກັບຮັກສາທີ່ເຂົ້າລະຫັດໄວ້ສໍາລັບໂຟນເດີເອກະສານພາສີຂອງທ່ານ. ເປີດໃຊ້ການພິສູດຢືນຢັນສອງປັດໃຈໃນການບໍລິການເກັບຮັກສາຟັງຄລາວໃດໆທີ່ທ່ານເກັບຮັກສາເອກະສານພາສີ. ສ້າງການສໍາຮອງຂໍ້ມູນປົກກະຕິຂອງໄຟລ໌ເອກະສານພາສີຂອງທ່ານ, ປະຕິບັດຕາມກົດລະບຽບການສໍາຮອງຂໍ້ມູນ 3-2-1: ສາມສໍາເນົາ, ໃນສອງປະເພດສື່ມວນຊົນທີ່ແຕກຕ່າງກັນ, ມີຫນຶ່ງສໍາເນົາເກັບຮັກສາໄວ້ນອກສະຖານທີ່ຫຼືຢູ່ໃນຄລາວ.

ກວດສອບການອ່ານເອກະສານ ແລະ ຄວາມສົມບູນ

ກ່ອນທີ່ຈະຖິ້ມເອກະສານຕົ້ນສະບັບ, ໃຫ້ກວດເບິ່ງສະບັບດິຈິຕອນຂອງທ່ານຢ່າງລະອຽດ. ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າຫນ້າທັງຫມົດຖືກລວມເຂົ້າແລະວາງຢ່າງຖືກຕ້ອງ. ກວດສອບວ່າຂໍ້ຄວາມແມ່ນຈະແຈ້ງແລະສາມາດອ່ານໄດ້, ໂດຍສະເພາະແມ່ນຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນເຊັ່ນ: ຕົວເລກປະກັນສັງຄົມ, EINs, ຈໍານວນເງິນ, ແລະວັນທີ. ສໍາລັບເອກະສານທີ່ສໍາຄັນ, ພິຈາລະນາໃຫ້ຄົນອື່ນທົບທວນຄືນເປັນການກວດສອບຄັ້ງທີສອງ. ເກັບຮັກສາເອກະສານຕົ້ນສະບັບສໍາລັບລາຍການທີ່ລະອຽດອ່ອນຫຼືສໍາຄັນທາງດ້ານກົດຫມາຍເຊັ່ນ: ສັນຍາທີ່ລົງນາມ, ສັນຍາຊັບສິນ, ຫຼືເອກະສານທີ່ມີປະທັບຕາທີ່ຍົກຂຶ້ນມາ, ເພາະວ່າສໍາເນົາດິຈິຕອນອາດຈະບໍ່ມີເງື່ອນໄຂທາງກົດຫມາຍດຽວກັນ.

ສ້າງດັດຊະນີເອກະສານພາສີຕົ້ນສະບັບ

ພັດທະນາສະເປຣດຊີດ ຫຼືເອກະສານທີ່ເຮັດໜ້າທີ່ເປັນດັດຊະນີໃຫ້ກັບໄຟລ໌ພາສີດິຈິຕອນຂອງທ່ານ. ບອກແຕ່ລະເອກະສານທີ່ມີຊື່ໄຟລ໌, ສະຖານທີ່, ຄໍາອະທິບາຍ, ຄວາມກ່ຽວຂ້ອງກັບແບບຟອມພາສີສະເພາະ, ແລະຄວາມຕ້ອງການເກັບຮັກສາໄວ້. ດັດຊະນີນີ້ກາຍເປັນອັນລ້ຳຄ່າໃນລະຫວ່າງການກະກຽມພາສີ, ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານລະບຸໄດ້ໄວວ່າເອກະສານໃດທີ່ເຈົ້າມີ ແລະອັນໃດອາດຈະຍັງຂາດຫາຍໄປ. ປັບປຸງດັດຊະນີນີ້ເມື່ອທ່ານເພີ່ມເອກະສານໃຫມ່ໃສ່ການເກັບກໍາດິຈິຕອນຂອງທ່ານ, ສ້າງແຜນທີ່ທີ່ສົມບູນແບບຂອງບັນທຶກພາສີຂອງທ່ານ.

ປະຕິບັດຕາມນະໂຍບາຍການເກັບຮັກສາເອກະສານທີ່ຖືກຕ້ອງ

ປະຕິບັດຕາມ IRS ແລະຄໍາແນະນໍາດ້ານວິຊາຊີບສໍາລັບການເກັບຮັກສາເອກະສານພາສີ. ໂດຍທົ່ວໄປແລ້ວ, ເກັບຮັກສາໃບແຈ້ງພາສີແລະເອກະສານສະຫນັບສະຫນູນຢ່າງຫນ້ອຍ 7 ປີ, ເຖິງແມ່ນວ່າບາງບັນທຶກ (ເຊັ່ນ: ທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບຊັບສິນ) ຄວນເກັບຮັກສາໄວ້ດົນກວ່ານີ້. ພັດທະນາລະບົບການເກັບເອກະສານເກົ່າທີ່ທ່ານຍັງຕ້ອງການເກັບຮັກສາໄວ້ແຕ່ບໍ່ເຂົ້າເຖິງເລື້ອຍໆ. ພິຈາລະນາການສ້າງແຟ້ມຈັດເກັບປະຈໍາປີທີ່ມັດເອກະສານທັງຫມົດສໍາລັບປີພາສີຫຼັງຈາກກໍານົດຂອບເຂດການຍື່ນໄດ້ຜ່ານໄປ. ທົບທວນຄືນຄວາມຕ້ອງການເກັບຮັກສາໄວ້ທຸກໆປີ ແລະລຶບເອກະສານທີ່ບໍ່ຕ້ອງການອອກຢ່າງປອດໄພ.

ໝວດເອກະສານພາສີທີ່ຈຳເປັນເພື່ອໃຊ້ເປັນດິຈິຕອນ

ເອກະສານລາຍຮັບ

ເອກະສານລາຍໄດ້ເປັນພື້ນຖານຂອງການຄືນພາສີຂອງທ່ານ, ການສ້າງຕັ້ງການຮັບຜິດຊອບພາສີຂອງທ່ານ. ການແປງເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ເປັນຮູບແບບດິຈິຕອນໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າທ່ານມີບັນທຶກທີ່ຖືກຕ້ອງຂອງແຫຼ່ງລາຍຮັບທັງຫມົດສໍາລັບການລາຍງານທີ່ສົມບູນແບບ.

ແບບຟອມ W-2 – ໃບລາຍງານລາຍໄດ້ຈາກນາຍຈ້າງແຕ່ລະຄົນ
1099-MISC/1099-NEC – ລາຍຮັບຈາກວຽກອິດສະລະ, ສັນຍາຈ້າງ, ຫຼືວຽກເຮັດເອງ
1099-INT/1099-DIV – ໃບລາຍງານລາຍຮັບດອກເບ້ຍ ແລະ ເງິນປັນຜົນ
1099-G – ການຈ່າຍເງິນຂອງລັດຖະບານລວມທັງເງິນອຸດໜູນການຫວ່າງງານ
1099-R – ການແຈກຢາຍຈາກບັນຊີບໍານານ, ເງິນບໍານານ, ຫຼືເງິນປີ
SSA-1099 – ໃບລາຍງານຜົນປະໂຫຍດປະກັນສັງຄົມ
ຕາຕະລາງ K-1 – ລາຍໄດ້ຈາກຫຸ້ນສ່ວນ, ບໍລິສັດ S, ຊັບສິນ, ຫຼືຄວາມໄວ້ວາງໃຈ
ບັນທຶກລາຍຮັບການເຊົ່າ – ສັນຍາເຊົ່າ ແລະເອກະສານການຊໍາລະ

ການຫັກເງິນ ແລະເອກະສານສິນເຊື່ອ

ເອກະສານສະຫນັບສະຫນຸນສໍາລັບການຫັກແລະສິນເຊື່ອສາມາດຫຼຸດຜ່ອນຄວາມຮັບຜິດຊອບພາສີຂອງທ່ານຢ່າງຫຼວງຫຼາຍ. ການແຍກບັນທຶກເຫຼົ່ານີ້ເຮັດເປັນດິຈິຕອລຮັບປະກັນວ່າທ່ານສາມາດຢືນຢັນການຫັກອອກທັງໝົດທີ່ອ້າງສິດໄດ້ຖ້າຖືກຖາມໂດຍເຈົ້າໜ້າທີ່ພາສີ.

ແບບຟອມ 1098 – ໃບລາຍງານດອກເບ້ຍຈໍານອງ
ແບບຟອມ 1098-T – ການຈ່າຍເງິນຄ່າຮຽນສໍາລັບສິນເຊື່ອການສຶກສາ
ແບບຟອມ 1098-E – ໃບລາຍງານດອກເບ້ຍເງິນກູ້ນັກສຶກສາ
ແບບຟອມ 5498 – ຂໍ້ມູນການປະກອບສ່ວນ IRA
ໃບຮັບເງິນບໍລິຈາກເພື່ອການກຸສົນ – ເອກະສານຈາກອົງການຈັດຕັ້ງທີ່ມີຄຸນວຸດທິ
ບັນທຶກຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທາງການແພດ – ໃບບິນ, EOBs ປະກັນໄພ, ໃບຮັບເງິນຕາມໃບສັ່ງ
ໃບຮັບເງິນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍໃນການດູແລເດັກ – ຂໍ້ມູນຜູ້ໃຫ້ບໍລິການ ແລະບັນທຶກການຈ່າຍເງິນ
ໃບແຈ້ງພາສີຊັບສິນ – ໃບເກັບພາສີປະຈໍາປີສໍາລັບອະສັງຫາລິມະສັບ
ເອກະສານຫ້ອງການບ້ານ – ຄ່າໃຊ້ຈ່າຍສໍາລັບບ່ອນເຮັດວຽກທີ່ອຸທິດຕົນ

ເອກະສານການລົງທຶນ ແລະຊັບສິນ

ບັນທຶກການລົງທຶນເປັນສິ່ງຈໍາເປັນສໍາລັບການຄິດໄລ່ກໍາໄລແລະການສູນເສຍທຶນ. ການປ່ຽນສິ່ງເຫຼົ່ານີ້ເປັນຮູບແບບດິຈິຕອລທີ່ສາມາດຊອກຫາໄດ້ເຮັດໃຫ້ການຄຳນວນພື້ນຖານຄ່າໃຊ້ຈ່າຍງ່າຍຂຶ້ນ ແລະຊ່ວຍຕິດຕາມປະສິດທິພາບການລົງທຶນໃນໄລຍະເວລາ.

ແບບຟອມ 1099-B – ລາຍໄດ້ຈາກການເຮັດທຸລະກໍາຂອງນາຍຫນ້າ
ບັນທຶກການຊື້ການລົງທຶນ – ເອກະສານການລົງທຶນຕົ້ນສະບັບ
ເອກະສານການຊື້/ຂາຍອະສັງຫາລິມະຊັບ – ລາຍງານການປິດແລະບັນທຶກການປັບປຸງ
ບັນທຶກການເຮັດທຸລະກໍາ Cryptocurrency – ການຊື້, ຂາຍ, ແລະການແລກປ່ຽນເອກະສານ
ໃບລາຍງານນາຍໜ້າ – ສະຫຼຸບບັນຊີລາຍເດືອນ ຫຼື ໄຕມາດ
ແບບຟອມ 8949 – ການຂາຍ ແລະ ມອບຊັບສິນທຶນ

ບັນທຶກທຸລະກິດ ແລະວຽກຕົນເອງ

ສໍາລັບເຈົ້າຂອງທຸລະກິດແລະບຸກຄົນທີ່ເຮັດວຽກດ້ວຍຕົນເອງ, ການຮັກສາບັນທຶກທີ່ສົມບູນແບບແມ່ນບັງຄັບ. ການແປງດິຈິຕອນຈັດບັນທຶກເຫຼົ່ານີ້ສໍາລັບການປະຕິບັດຕາມພາສີໃນຂະນະທີ່ສະຫນອງຄວາມເຂົ້າໃຈໃນການປະຕິບັດທຸລະກິດ.

ໃບຮັບເງິນຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ – ເອກະສານສໍາລັບການຊື້ທຸລະກິດທັງຫມົດ
ບັນທຶກໄລຍະໄກຂອງຍານພາຫະນະ – ບັນທຶກການເດີນທາງທຸລະກິດ
ໃບແຈ້ງໜີ້ລູກຄ້າ – ອອກໃບແຈ້ງໜີ້ ແລະບັນທຶກການຈ່າຍເງິນ
ໃບແຈ້ງຍອດທະນາຄານ – ການເຄື່ອນໄຫວບັນຊີທຸລະກິດ
ເອກະສານເງິນເດືອນ – ບັນທຶກການຈ່າຍເງິນຂອງພະນັກງານ ແລະ ການຫັກພາສີຢູ່ບ່ອນຈ່າຍ
ສະບັບ 1099 ອອກ – ແບບຟອມສະຫນອງໃຫ້ຜູ້ຮັບເຫມົາທີ່ທ່ານຈ່າຍ
ເອກະສານການຊື້ຊັບສິນ – ບັນທຶກການຄິດໄລ່ຄ່າເສື່ອມລາຄາ
ການວັດແທກຫ້ອງການບ້ານ – ແຜນການຊັ້ນແລະການຄິດໄລ່ຊ່ອງ
ນະໂຍບາຍການປະກັນໄພທຸລະກິດ – ເອກະສານການຄຸ້ມຄອງ ແລະການຈ່າຍເງິນຄ່ານິຍົມ

ການຄືນພາສີ ແລະບັນທຶກການຍື່ນ

ການຮັກສາສໍາເນົາດິຈິຕອນຂອງໃບແຈ້ງພາສີທີ່ຜ່ານມາແລະເອກະສານທີ່ກ່ຽວຂ້ອງສ້າງຫ້ອງສະຫມຸດອ້າງອີງທີ່ມີຄຸນຄ່າສໍາລັບການກະກຽມພາສີໃນປະຈຸບັນແລະໃນອະນາຄົດໃນຂະນະທີ່ຮັບປະກັນການປະຕິບັດຕາມຂໍ້ກໍານົດການເກັບຮັກສາ.

ຍື່ນຄືນພາສີ – ສໍາເນົາສໍາເນົາຂອງທຸກຮູບແບບແລະຕາຕະລາງ
ການຢືນຢັນການຍື່ນອີເມລ໌ – ເອກະສານການຍອມຮັບ IRS
ບັນທຶກການຈ່າຍເງິນ – ການກວດສອບ, ການຢັ້ງຢືນການຊໍາລະເອເລັກໂຕຣນິກ
ຈົດໝາຍຂອງ IRS – ຈົດຫມາຍ, ແຈ້ງການ, ແລະການສື່ສານອື່ນໆ
ໃບເກັບເງິນການກະກຽມພາສີ – ຄ່າທຳນຽມທີ່ຈ່າຍໃຫ້ນັກບັນຊີ ຫຼືການບໍລິການ
ການຮ້ອງຂໍການຂະຫຍາຍ – ເອກະສານການຂະຫຍາຍການຍື່ນ
ການແກ້ໄຂຄືນ – ແບບຟອມ 1040-X ແລະເອກະສານສະຫນັບສະຫນູນ

ຂໍ້ແນະນຳການເກັບຮັກສາເອກະສານພາສີ

ການເຂົ້າໃຈໄລຍະເວລາທີ່ຈະຮັກສາເອກະສານພາສີຂອງທ່ານແມ່ນສໍາຄັນສໍາລັບທັງການປະຕິບັດແລະການຄຸ້ມຄອງບັນທຶກການປະຕິບັດ. IRS ມີຄໍາແນະນໍາສະເພາະ, ແຕ່ບາງເອກະສານອາດຈະຕ້ອງຖືກເກັບຮັກສາໄວ້ດົນກວ່າໂດຍອີງໃສ່ສະຖານະການສະເພາະຂອງທ່ານ. ການສ້າງດິຈິຕອລເຮັດໃຫ້ການເກັບຮັກສາໃນໄລຍະຍາວປະຕິບັດໄດ້ຫຼາຍຂຶ້ນ ໃນຂະນະທີ່ອະນຸຍາດໃຫ້ຈັດເກັບຂໍ້ມູນເປັນລະບຽບ.

ປະເພດເອກະສານ	ໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາທີ່ແນະນໍາ	ການພິຈາລະນາເພີ່ມເຕີມ
ການຄືນພາສີ (ແບບຟອມທີ່ຍື່ນ)	ຂັ້ນຕ່ຳ 7 ປີ	ພິຈາລະນາການເກັບຮັກສາຖາວອນເພື່ອຈຸດປະສົງອ້າງອີງ
W-2s, 1099s, ບັນທຶກລາຍຮັບ	7 ປີ	ເອກະສານສະຫນັບສະຫນູນທີ່ສໍາຄັນສໍາລັບການຢັ້ງຢືນລາຍຮັບ
ບັນທຶກຊັບສິນ & ເອກະສານທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ	7 ປີຫຼັງຈາກການຈັດຕັ້ງ	ຮັກສາບັນທຶກການຊື້, ການປັບປຸງ, ແລະການຂາຍ
ບັນທຶກການຊື້ການລົງທຶນ	7 ປີຫຼັງຈາກການຂາຍການລົງທຶນ	ເປັນສິ່ງຈໍາເປັນສໍາລັບການຄິດໄລ່ກໍາໄລ / ການສູນເສຍທຶນ
ບັນທຶກການປັບປຸງເຮືອນ	7 ປີຫຼັງຈາກການຂາຍຊັບສິນ	ຊ່ວຍສ້າງພື້ນຖານຄ່າໃຊ້ຈ່າຍແລະຫຼຸດຜ່ອນຜົນປະໂຫຍດທີ່ອາດເກີດຂື້ນ
ບັນທຶກຊັບສິນທຸລະກິດ	7 ປີຫຼັງຈາກການກໍາຈັດຊັບສິນ	ລວມມີຕາຕະລາງຄ່າເສື່ອມລາຄາ ແລະເອກະສານການຊື້
ໃບບິນ ແລະບັນທຶກທາງການແພດ	7 ປີ	ຖ້າອ້າງວ່າເປັນການຫັກພາສີ
ການບໍລິຈາກເພື່ອການກຸສົນ	7 ປີ	ໃບຮັບເງິນ ແລະ ຈົດໝາຍຮັບຮູ້ທັງໝົດ
ບັນທຶກການປະກອບສ່ວນຂອງ IRA	ຖາວອນ	ມີຄວາມສໍາຄັນໂດຍສະເພາະສໍາລັບການປະກອບສ່ວນທີ່ບໍ່ມີການຫັກລົບ
401(k) ຖະແຫຼງການ	ຈົນກ່ວາທ່ານຖອນເງິນທັງຫມົດ + 7 ປີ	ຮັກສາໃບລາຍງານປະຈໍາໄຕມາດຈົນກ່ວາໄດ້ຮັບບົດສະຫຼຸບປະຈໍາປີ
ບັນທຶກການຊື້ຫຸ້ນ/ພັນທະບັດ	7 ປີຫຼັງຈາກການຂາຍ	ເອກະສານພື້ນຖານຕົ້ນທຶນ
ໃບແຈ້ງຍອດບັດເຄຣດິດ	7 ປີ	ຖ້າໃຊ້ສໍາລັບຄ່າໃຊ້ຈ່າຍທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບພາສີ
ໃບແຈ້ງຍອດທະນາຄານ	7 ປີ	ຖ້າພວກເຂົາມີທຸລະກໍາທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບພາສີ
ໃບບິນຄ່າບໍລິການ	7 ປີ	ພຽງແຕ່ຖ້າໃຊ້ສໍາລັບຫ້ອງການບ້ານຫຼືທຸລະກິດຫັກ

ໝາຍເຫດ: ນີ້ແມ່ນຄຳແນະນຳທົ່ວໄປ. ສະຖານະການພິເສດອາດຈະຕ້ອງການໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາໄວ້ດົນກວ່າ. ປຶກສາຫາລືກັບຜູ້ຊ່ຽວຊານດ້ານພາສີສໍາລັບຄໍາແນະນໍາສະເພາະກັບສະຖານະການຂອງທ່ານ.

ໂດຍທົ່ວໄປແລ້ວ IRS ຈະມີເວລາ 3 ປີນັບຈາກມື້ຍື່ນເອກະສານຂອງທ່ານເພື່ອກວດສອບຜົນຕອບແທນຂອງເຈົ້າ, ແຕ່ອັນນີ້ຂະຫຍາຍອອກໄປເຖິງ 6 ປີຖ້າພວກເຂົາລະບຸການລາຍງານລາຍຮັບທີ່ບໍ່ພຽງພໍ (25% ຫຼືຫຼາຍກວ່ານັ້ນ). ບໍ່ມີກົດຫມາຍຈໍາກັດຖ້າຫາກວ່າການສໍ້ໂກງມີສ່ວນຮ່ວມ, ຊຶ່ງເປັນເຫດຜົນທີ່ຜູ້ຊ່ຽວຊານຈໍານວນຫຼາຍແນະນໍາໃຫ້ຮັກສາບັນທຶກພາສີສໍາລັບ 7 ປີເພື່ອໃຫ້ຂອບໃບປອດໄພ.

ການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດດ້ານຄວາມປອດໄພສໍາລັບເອກະສານພາສີດິຈິຕອນ

ການປົກປ້ອງເອກະສານພາສີດິຈິຕອນຂອງທ່ານແມ່ນສໍາຄັນທີ່ສຸດເນື່ອງຈາກຂໍ້ມູນສ່ວນບຸກຄົນແລະທາງດ້ານການເງິນທີ່ລະອຽດອ່ອນທີ່ພວກເຂົາມີ. ການປະຕິບັດມາດຕະການຄວາມປອດໄພທີ່ເຂັ້ມແຂງຫຼຸດຜ່ອນຄວາມສ່ຽງຂອງການລັກເອກະລັກແລະການເຂົ້າເຖິງທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ.

ການປົກປ້ອງລະຫັດຜ່ານ

ຮັກສາຄວາມປອດໄພໄຟລ໌ເອກະສານພາສີ ແລະບ່ອນເກັບມ້ຽນຂອງທ່ານດ້ວຍລະຫັດຜ່ານທີ່ເຂັ້ມແຂງ, ເປັນເອກະລັກເພື່ອປ້ອງກັນການເຂົ້າເຖິງທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ.

ນຳໃຊ້ການປົກປ້ອງລະຫັດຜ່ານກັບ PDF ທີ່ມີຂໍ້ມູນລະອຽດອ່ອນ
ໃຊ້ລະຫັດຜ່ານທີ່ແຕກຕ່າງກັນສໍາລັບປະເພດເອກະສານຕ່າງໆ
ພິຈາລະນາຕົວຈັດການລະຫັດຜ່ານເພື່ອຕິດຕາມຂໍ້ມູນປະຈໍາຕົວຂອງທ່ານຢ່າງປອດໄພ

ການເຂົ້າລະຫັດ

ປະຕິບັດການເຂົ້າລະຫັດສໍາລັບທັງສອງໄຟລ໌ພາສີສ່ວນບຸກຄົນແລະສະຖານທີ່ເກັບຮັກສາເພື່ອເພີ່ມຊັ້ນການປົກປ້ອງທີ່ສໍາຄັນ.

ໃຊ້ການເຂົ້າລະຫັດ AES 256-bit ເພື່ອຄວາມປອດໄພສູງສຸດ
ສ້າງກ່ອງບັນຈຸເຂົ້າລະຫັດຫຼືໄດສໍາລັບການເກັບຮັກສາເອກະສານພາສີ
ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າລະຫັດການເຂົ້າລະຫັດຖືກເກັບໄວ້ຢ່າງປອດໄພ ແຕ່ສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້

ເກັບຮັກສາຄລາວທີ່ປອດໄພ

ຖ້າໃຊ້ບ່ອນຈັດເກັບຂໍ້ມູນຄລາວສຳລັບເອກະສານພາສີ, ເລືອກບໍລິການທີ່ມີຄຸນສົມບັດຄວາມປອດໄພທີ່ເຂັ້ມແຂງ ແລະການຄວບຄຸມການເຂົ້າເຖິງຢ່າງລະມັດລະວັງ.

ເລືອກຜູ້ໃຫ້ບໍລິການຄລາວທີ່ສະເໜີການເຂົ້າລະຫັດແບບຕົ້ນທາງຮອດປາຍທາງ
ເປີດໃຊ້ການພິສູດຢືນຢັນສອງປັດໃຈສໍາລັບບັນຊີຄລາວ
ກວດເບິ່ງ ແລະຈຳກັດການອະນຸຍາດການແບ່ງປັນຢ່າງເປັນປົກກະຕິ

ຍຸດທະສາດການສໍາຮອງ

ປະຕິບັດແຜນການສໍາຮອງຂໍ້ມູນທີ່ສົມບູນແບບເພື່ອປ້ອງກັນການສູນເສຍຂໍ້ມູນໃນຂະນະທີ່ຮັກສາໂປໂຕຄອນຄວາມປອດໄພ.

ປະຕິບັດຕາມກົດລະບຽບການສໍາຮອງ 3-2-1: ສາມສໍາເນົາໃນສອງປະເພດສື່ທີ່ມີຫນຶ່ງນອກສະຖານທີ່
ເຂົ້າລະຫັດໄດຣຟ໌ສຳຮອງທັງໝົດ ແລະສະຖານທີ່
ທົດສອບການຟື້ນຟູເປັນແຕ່ລະໄລຍະເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມສົມບູນຂອງການສໍາຮອງ

ການຄວບຄຸມການເຂົ້າເຖິງ

ຄຸ້ມຄອງຜູ້ທີ່ສາມາດເບິ່ງ ແລະແກ້ໄຂເອກະສານພາສີຂອງທ່ານຜ່ານການຕັ້ງຄ່າການອະນຸຍາດ ແລະການຕິດຕາມຢ່າງລະມັດລະວັງ.

ສ້າງບັນຊີຜູ້ໃຊ້ແຍກຕ່າງຫາກສໍາລັບຄອມພິວເຕີທີ່ໃຊ້ຮ່ວມກັນ
ໃຊ້ສິດອ່ານເທົ່ານັ້ນເມື່ອແບ່ງປັນກັບຜູ້ກະກຽມພາສີ
ກວດເບິ່ງບັນທຶກການເຂົ້າເຖິງເພື່ອລະບຸຄວາມພະຍາຍາມທີ່ບໍ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ

ການຖິ້ມຂີ້ເຫຍື້ອທີ່ປອດໄພ

ເມື່ອເອກະສານພາສີດິຈິຕອລມາຮອດຈຸດສິ້ນສຸດຂອງໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າພວກມັນຖືກລຶບຢ່າງຖາວອນແລະປອດໄພ.

ໃຊ້ຊອບແວການລຶບທີ່ປອດໄພທີ່ຂຽນທັບຂໍ້ມູນໄຟລ໌ຫຼາຍຄັ້ງ
ເອົາ metadata ອອກຈາກໄຟລ໌ກ່ອນທີ່ຈະລຶບເມື່ອເປັນໄປໄດ້
ຢ່າລືມລຶບໂຟນເດີຂີ້ເຫຍື້ອໃນຄລາວ ແລະກວດເບິ່ງເວີຊັນທີ່ເກັບໄວ້ໃນແຟ້ມ

ການປະຕິບັດທີ່ດີທີ່ສຸດສໍາລັບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານພາສີດິຈິຕອນ

ພັດທະນາລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານຕະຫຼອດປີ

ຢ່າລໍຖ້າຈົນກ່ວາລະດູການພາສີເພື່ອຈັດລະບຽບເອກະສານຂອງທ່ານ. ປະຕິບັດລະບົບການເກັບ, ແປງ, ແລະຈັດປະເພດເອກະສານກ່ຽວກັບພາສີອາກອນຕະຫຼອດປີ. ສ້າງໂຟເດີດິຈິຕອລສໍາລັບປີພາສີປະຈຸບັນໃນເດືອນມັງກອນ, ແລະກໍານົດປົກກະຕິສໍາລັບການສະແກນແລະຍື່ນເອກະສານໃນເວລາທີ່ພວກເຂົາມາຮອດ. ພິຈາລະນາກໍານົດເວລາປົກກະຕິປະຈໍາອາທິດຫຼືປະຈໍາເດືອນເພື່ອດໍາເນີນການເອກະສານໃຫມ່, ເຊິ່ງປ້ອງກັນການກັບຄືນທີ່ລົ້ນເຫຼືອທີ່ຜູ້ເສຍພາສີຫຼາຍຄົນປະເຊີນໃນລະດູການຍື່ນ. ສໍາລັບເອກະສານທີ່ເກີດຂຶ້ນຊ້ຳໆເຊັ່ນໃບແຈ້ງຍອດລາຍເດືອນ, ພັດທະນາລະບົບອັດຕະໂນມັດເມື່ອເປັນໄປໄດ້ເພື່ອປັບປຸງການເກັບກຳ ແລະການຈັດຕັ້ງ.

ເຮັດໃຫ້ເອກະສານພາສີຂອງເຈົ້າສາມາດຊອກຫາໄດ້ດ້ວຍ OCR

ເພີ່ມປະສິດທິພາບເອກະສານພາສີດິຈິຕອນຂອງທ່ານດ້ວຍເຕັກໂນໂລຊີ Optical Character Recognition (OCR) ເພື່ອເຮັດໃຫ້ເນື້ອຫາສາມາດຄົ້ນຫາໄດ້. ນີ້ຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດຊອກຫາຂໍ້ມູນສະເພາະຫຼືຈໍານວນໄດ້ໄວໃນທົ່ວເອກະສານຕ່າງໆໂດຍໃຊ້ການຄົ້ນຫາຄໍາທີ່ງ່າຍດາຍແທນທີ່ຈະເປີດແລະທົບທວນແຕ່ລະໄຟລ໌ດ້ວຍຕົນເອງ. ຫຼາຍໆແອັບສະແກນ ແລະເຄື່ອງມື PDF ລວມມີຄວາມສາມາດ OCR, ປ່ຽນຂໍ້ຄວາມທີ່ພິມໄວ້ໃນເອກະສານທີ່ສະແກນແລ້ວຂອງທ່ານໃຫ້ເປັນຂໍ້ຄວາມທີ່ເຄື່ອງສາມາດອ່ານໄດ້. ເມື່ອໃຊ້ OCR, ກວດສອບຄວາມຖືກຕ້ອງຂອງຂໍ້ມູນທີ່ສໍາຄັນເຊັ່ນ: ຕົວເລກປະກັນສັງຄົມ ແລະຈໍານວນເງິນທາງດ້ານການເງິນ, ເນື່ອງຈາກວ່າ OCR ບາງຄັ້ງສາມາດຕີຄວາມຫມາຍຕົວອັກສອນຜິດ. ສຳລັບສະເປຣດຊີດ ແລະຂໍ້ມູນການເງິນ, ໃຫ້ຮັກສາຮູບແບບຕົ້ນສະບັບໄວ້ແທນທີ່ຈະປ່ຽນເປັນ PDF ທີ່ອີງໃສ່ຮູບພາບ ເພື່ອຮັກສາຄວາມສາມາດໃນການຄຳນວນ.

ໃຊ້ Metadata ແລະແທັກສໍາລັບອົງການທີ່ປັບປຸງ

ປັບປຸງອົງການຈັດຕັ້ງເອກະສານດິຈິຕອນຂອງທ່ານໂດຍການປະຕິບັດລະບົບການແທັກ metadata ທີ່ເກີນກວ່າການຕັ້ງຊື່ໄຟລ໌ພື້ນຖານແລະໂຄງສ້າງໂຟນເດີ. ຄໍາຮ້ອງສະຫມັກການຈັດການເອກະສານຈໍານວນຫຼາຍແລະແມ້ກະທັ້ງລະບົບປະຕິບັດການພື້ນຖານຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດເພີ່ມແທັກທີ່ກໍາຫນົດເອງ, ປະເພດ, ແລະ metadata ໃຫ້ກັບໄຟລ໌. ພັດທະນາການຈັດໝວດໝູ່ການຕິດປ້າຍທີ່ສອດຄ່ອງສະເພາະກັບເອກະສານອາກອນ—ແທັກອາດຮວມເຖິງປີພາສີ, ປະເພດເອກະສານ, ແຫຼ່ງລາຍຮັບ, ໝວດຄ່າໃຊ້ຈ່າຍ ຫຼືແບບຟອມອາກອນທີ່ກ່ຽວຂ້ອງ. ລະບົບອົງການຈັດຕັ້ງຫຼາຍມິຕິນີ້ອະນຸຍາດໃຫ້ທ່ານສາມາດກັ່ນຕອງແລະຊອກຫາເອກະສານຈາກຫຼາຍມຸມ. ຕົວຢ່າງ, ທ່ານສາມາດຊອກຫາໃບຮັບເງິນຄ່າປິ່ນປົວທັງໝົດຈາກປີ 2023 ທີ່ໄດ້ຈ່າຍດ້ວຍບັດເຄຣດິດສະເພາະ, ຫຼືເອກະສານລາຍຮັບທັງໝົດທີ່ກ່ຽວຂ້ອງກັບບໍລິສັດທຸລະກິດສະເພາະໃນຫຼາຍປີ.

ສ້າງຂະບວນການເຮັດວຽກເອກະສານທີ່ປັບປຸງ

ສ້າງຂະບວນການເຮັດວຽກທີ່ສອດຄ່ອງກັນສໍາລັບການປຸງແຕ່ງເອກະສານພາສີຂາເຂົ້າທີ່ຫຼຸດຜ່ອນຄວາມຂັດແຍ້ງແລະຮັບປະກັນວ່າບໍ່ມີຫຍັງພາດ. ເລີ່ມຕົ້ນດ້ວຍຈຸດເກັບກຳຂໍ້ມູນຕົວຈິງທີ່ກຳນົດໄວ້ສຳລັບເອກະສານທີ່ເຂົ້າມາກ່ອນການສະແກນ. ສ້າງຂະບວນການມາດຕະຖານທີ່ປະກອບມີການສະແກນ, ການກວດສອບຄຸນນະພາບ, ການຕັ້ງຊື່ໄຟລ໌, ແທັກ, ແລະການເກັບຮັກສາທີ່ເຫມາະສົມ. ພິຈາລະນານໍາໃຊ້ເຄື່ອງມືອັດຕະໂນມັດທີ່ສາມາດຕິດຕາມອີເມລ໌ສໍາລັບເອກະສານພາສີ, ປ່ຽນຊື່ໄຟລ໌ອັດຕະໂນມັດໂດຍອີງໃສ່ເນື້ອຫາ, ຫຼືຍ້າຍເອກະສານໄປຫາໂຟນເດີທີ່ເຫມາະສົມ. ບັນທຶກຂັ້ນຕອນຂັ້ນຕອນການເຮັດວຽກຂອງທ່ານເພື່ອວ່າຂະບວນການສາມາດປະຕິບັດຕາມຢ່າງສະຫມໍ່າສະເຫມີເຖິງແມ່ນວ່າຜູ້ອື່ນຕ້ອງການຊ່ວຍເຫຼືອໃນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານ. ທົບທວນແລະປັບປຸງຂະບວນການເຮັດວຽກຂອງທ່ານປະຈໍາປີໂດຍອີງໃສ່ສິ່ງທີ່ເຮັດໄດ້ແລະບໍ່ດີໃນລະຫວ່າງການກະກຽມພາສີ.

ຮັກສາບັນຊີລາຍການກະກຽມພາສີ

ສ້າງລາຍການກວດສອບດິຈິຕອນທີ່ສົມບູນແບບຂອງເອກະສານພາສີທັງຫມົດທີ່ເຈົ້າຄາດວ່າຈະໄດ້ຮັບໃນແຕ່ລະປີ, ປັບແຕ່ງໃຫ້ເຫມາະສົມກັບສະຖານະການພາສີສະເພາະຂອງທ່ານ. ທົບທວນແລະປັບປຸງລາຍການກວດການີ້ທຸກໆປີເພື່ອສະທ້ອນເຖິງການປ່ຽນແປງໃນສະຖານະການທາງດ້ານການເງິນຂອງທ່ານ, ເຊັ່ນ: ບັນຊີການລົງທຶນໃຫມ່, ການປ່ຽນແປງການຈ້າງງານ, ການຊື້ຊັບສິນຫຼືການຂາຍ, ຫຼືທຸລະກິດໃຫມ່. ເມື່ອເອກະສານມາຮອດ ແລະຖືກປ່ຽນເປັນດິຈິຕອລ, ໃຫ້ໝາຍມັນໄວ້ໃນລາຍການກວດກາຂອງເຈົ້າ. ວິທີການທີ່ເປັນລະບົບນີ້ຊ່ວຍລະບຸເອກະສານທີ່ຂາດຫາຍໄປກ່ອນທີ່ທ່ານຈະເລີ່ມຕົ້ນການກະກຽມພາສີແລະເຮັດຫນ້າທີ່ເປັນເອກະສານອ້າງອີງປະຈໍາປີເພື່ອຮັບປະກັນຄວາມສອດຄ່ອງໃນການລາຍງານຂອງທ່ານ. ເກັບຮັກສາລາຍການກວດສອບນີ້ດ້ວຍເອກະສານພາສີດິຈິຕອນຂອງທ່ານສໍາລັບປີທີ່ກ່ຽວຂ້ອງເປັນສ່ວນຫນຶ່ງຂອງບັນທຶກຖາວອນຂອງທ່ານ.

ປະຕິບັດການສະບັບສໍາລັບເອກະສານຊ້ໍາຊ້ອນ

ສໍາລັບເອກະສານທີ່ອາດຈະໄດ້ຮັບການດັດແກ້, ເຊັ່ນ: ຮ່າງໃບແຈ້ງພາສີ, ສະຫຼຸບທາງດ້ານການເງິນ, ຫຼືເອກະສານການວາງແຜນພາສີ, ປະຕິບັດລະບົບການຄວບຄຸມສະບັບເພື່ອຕິດຕາມການປ່ຽນແປງໃນຂະນະທີ່ຮັກສາສະບັບທີ່ຜ່ານມາ. ໃຊ້ຕົວເລກສະບັບທີ່ຊັດເຈນໃນຊື່ໄຟລ໌ (ເຊັ່ນ: “2024_TaxReturn_v1.pdf”, “2024_TaxReturn_v2.pdf”) ຫຼືໃຊ້ລະບົບການຈັດການເອກະສານທີ່ມີຄວາມສາມາດໃນການສ້າງເວີຊັນໃນຕົວ. ວິທີການນີ້ປ້ອງກັນບໍ່ໃຫ້ເກີດຄວາມສັບສົນວ່າສະບັບໃດເປັນປະຈຸບັນໃນຂະນະທີ່ຮັກສາບັນທຶກການປ່ຽນແປງທີ່ອາດຈະກ່ຽວຂ້ອງກັບການອ້າງອີງໃນອະນາຄົດ. ສໍາລັບເອກະສານຮ່ວມມືທີ່ແບ່ງປັນກັບຜູ້ຊ່ຽວຊານດ້ານພາສີ, ການສ້າງສະບັບທີ່ຊັດເຈນຈະຫຼຸດຜ່ອນຄວາມສ່ຽງຂອງການເຮັດວຽກຈາກຂໍ້ມູນລ້າສະໄຫມແລະໃຫ້ເສັ້ນທາງການກວດສອບທີ່ຊັດເຈນກ່ຽວກັບວິທີທີ່ຕໍາແຫນ່ງພາສີແລະການຄິດໄລ່ພັດທະນາ.

ຄໍາຖາມທີ່ພົບເລື້ອຍກ່ຽວກັບການແປງເອກະສານພາສີ

ສໍາເນົາດິຈິຕອນຂອງເອກະສານພາສີສາມາດຍອມຮັບໄດ້ຕາມກົດຫມາຍກັບ IRS ບໍ?

ແມ່ນແລ້ວ, IRS ຍອມຮັບສຳເນົາເອກະສານອາກອນແບບດິຈິຕອລ, ໂດຍໃຫ້ພວກມັນຖືກຕ້ອງ, ຄົບຖ້ວນ, ແລະຮັກສາຂໍ້ມູນດຽວກັນກັບເອກະສານຕົ້ນສະບັບ. ອີງຕາມ IRS Revenue Procedure 97-22 ແລະການປັບປຸງຕໍ່ມາ, ລະບົບບັນທຶກອີເລັກໂທຣນິກແມ່ນຍອມຮັບໄດ້ຖ້າພວກເຂົາຜະລິດເອກະສານຕົ້ນສະບັບຢ່າງຖືກຕ້ອງແລະສາມາດສ້າງສໍາເນົາແຂງທີ່ສາມາດອ່ານໄດ້ເມື່ອຈໍາເປັນ. ນີ້ລວມມີໃບຮັບເງິນທີ່ສະແກນ, ໃບແຈ້ງຍອດ, ແລະເອກະສານສະຫນັບສະຫນູນອື່ນໆ. ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ເອກະສານບາງຢ່າງທີ່ມີຄວາມສໍາຄັນທາງດ້ານກົດຫມາຍ (ເຊັ່ນ: ສັນຍາທີ່ມີລາຍເຊັນຕົ້ນສະບັບຫຼືເອກະສານທີ່ມີປະທັບຕາທີ່ຍົກຂຶ້ນມາ) ອາດຈະຍັງຕ້ອງໄດ້ຮັບການເກັບຮັກສາໄວ້ໃນຮູບແບບຕົ້ນສະບັບຂອງພວກເຂົາເພື່ອຈຸດປະສົງທີ່ບໍ່ແມ່ນພາສີ.

ຂ້ອຍຄວນໃຊ້ຄວາມລະອຽດໃດໃນເວລາສະແກນເອກະສານພາສີ?

ສໍາລັບເອກະສານພາສີສ່ວນໃຫຍ່, ການສະແກນທີ່ 300 DPI (ຈຸດຕໍ່ນິ້ວ) ສະຫນອງຄວາມສົມດູນທີ່ເຫມາະສົມລະຫວ່າງຄຸນນະພາບຮູບພາບແລະຂະຫນາດໄຟລ໌. ການແກ້ໄຂນີ້ຮັບປະກັນວ່າຂໍ້ຄວາມສາມາດອ່ານໄດ້ຢ່າງຊັດເຈນໃນຂະນະທີ່ຮັກສາຂະຫນາດໄຟລ໌ສາມາດຈັດການໄດ້ສໍາລັບການເກັບຮັກສາແລະການແບ່ງປັນ. ສໍາລັບເອກະສານທີ່ມີການພິມລະອຽດ ຫຼືຂໍ້ມູນລະອຽດ (ເຊັ່ນ: ລາຍງານການເງິນ ຫຼືເອກະສານທີ່ມີລາຍນໍ້າພິເສດ), ທ່ານອາດຈະພິຈາລະນາໃຊ້ 600 DPI. ການສະແກນສີແມ່ນແນະນໍາສໍາລັບໃບຮັບເງິນທີ່ອາດຈະຈືດໆຕາມເວລາຫຼືເອກະສານທີ່ສີມີຄວາມສໍາຄັນສໍາລັບຈຸດປະສົງການກວດສອບ. ສໍາລັບເອກະສານຂໍ້ຄວາມມາດຕະຖານ, ການສະແກນສີຂີ້ເຖົ່າຢູ່ທີ່ 300 DPI ໂດຍທົ່ວໄປແມ່ນພຽງພໍແລະຜະລິດຂະຫນາດໄຟລ໌ຂະຫນາດນ້ອຍກວ່າສີ.

ຂ້ອຍຈະຮັບປະກັນວ່າເອກະສານພາສີດິຈິຕອນຂອງຂ້ອຍຍັງຄົງສາມາດເຂົ້າເຖິງໄດ້ສໍາລັບໄລຍະເວລາເກັບຮັກສາທີ່ກໍານົດໄວ້ແນວໃດ?

ເພື່ອຮັບປະກັນການເຂົ້າເຖິງເອກະສານພາສີດິຈິຕອນໃນໄລຍະຍາວ, ປະຕິບັດວິທີການຫຼາຍດ້ານ. ທໍາອິດ, ໃຊ້ຮູບແບບໄຟລ໌ທີ່ສະຫນັບສະຫນູນຢ່າງກວ້າງຂວາງເຊັ່ນ PDF / A (ອອກແບບໂດຍສະເພາະສໍາລັບການເກັບຮັກສາໃນໄລຍະຍາວ) ແທນທີ່ຈະເປັນຮູບແບບທີ່ເປັນເຈົ້າຂອງທີ່ອາດຈະລ້າສະໄຫມ. ອັນທີສອງ, ປະຕິບັດຍຸດທະສາດການສໍາຮອງຂໍ້ມູນທີ່ສົມບູນແບບປະຕິບັດຕາມກົດລະບຽບ 3-2-1: ຮັກສາສາມສໍາເນົາຂອງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານໃນສອງປະເພດທີ່ແຕກຕ່າງກັນຂອງສື່ການເກັບຮັກສາ, ດ້ວຍສໍາເນົາຫນຶ່ງທີ່ເກັບໄວ້ນອກສະຖານທີ່ຫຼືຢູ່ໃນເມຄ. ອັນທີສາມ, ກວດສອບການສໍາຮອງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານເປັນໄລຍະໆໂດຍການດຶງຂໍ້ມູນ ແລະເປີດເອກະສານເພື່ອຢືນຢັນວ່າພວກມັນບໍ່ສະອາດ ແລະສາມາດອ່ານໄດ້. ສີ່, ກຽມພ້ອມທີ່ຈະຍ້າຍເອກະສານຂອງທ່ານໄປສູ່ສື່ການເກັບຮັກສາໃຫມ່ທຸກໆ 5-7 ປີຍ້ອນວ່າເຕັກໂນໂລຢີພັດທະນາ. ສຸດທ້າຍ, ຮັກສາເອກະສານລະອຽດຂອງລະບົບການເກັບຮັກສາຂອງທ່ານ, ລວມທັງລະຫັດຜ່ານຫຼືລະຫັດການເຂົ້າລະຫັດ, ແລະເກັບຮັກສາຂໍ້ມູນນີ້ຢ່າງປອດໄພແຕ່ເຂົ້າເຖິງໄດ້ສໍາລັບບຸກຄົນທີ່ໄດ້ຮັບອະນຸຍາດ.

ຂ້ອຍຄວນເຮັດແນວໃດກັບເອກະສານຕົ້ນສະບັບຫຼັງຈາກເຮັດໃຫ້ພວກມັນເປັນຕົວເລກ?

ຫຼັງຈາກການສ້າງເອກະສານພາສີເປັນດິຈິຕອນ, ໂດຍທົ່ວໄປແລ້ວມັນປອດໄພທີ່ຈະຖິ້ມເອກະສານຕົ້ນສະບັບສ່ວນໃຫຍ່ເມື່ອທ່ານໄດ້ກວດສອບຄຸນນະພາບແລະຄວາມສົມບູນຂອງສໍາເນົາດິຈິຕອນ. ຢ່າງໃດກໍ່ຕາມ, ເອກະສານຕົ້ນສະບັບບາງອັນຄວນຖືກເກັບຮັກສາໄວ້ຢ່າງບໍ່ຢຸດຢັ້ງ: ເອກະສານທີ່ມີລາຍເຊັນຕົ້ນສະບັບທີ່ມີຄວາມສໍາຄັນທາງດ້ານກົດໝາຍນອກເໜືອໄປຈາກພາສີ (ເຊັ່ນ: ສັນຍາ, ສັນຍາ, ຫຼືເຈດຈຳນົງ), ເອກະສານທີ່ມີປະທັບຕາທີ່ຍົກຂຶ້ນມາ ຫຼືເຄື່ອງໝາຍນໍ້າທີ່ຢັ້ງຢືນຄວາມຖືກຕ້ອງຂອງພວກມັນ, ແລະເອກະສານທີ່ອາດມີຄຸນຄ່າທາງກົດໝາຍພາຍໃນທີ່ຕົ້ນສະບັບອາດຈະຕ້ອງດໍາເນີນການທາງກົດໝາຍ. ເມື່ອການຖິ້ມເອກະສານພາສີເຈ້ຍທີ່ມີຂໍ້ມູນທີ່ລະອຽດອ່ອນ (ເຊັ່ນ: ໝາຍເລກປະກັນສັງຄົມ, ເລກບັນຊີ ຫຼືລາຍລະອຽດທາງດ້ານການເງິນ), ໃຫ້ໃຊ້ເຄື່ອງຕັດຕໍ່ ຫຼື ການບໍລິການທໍາລາຍເອກະສານແບບມືອາຊີບເພື່ອປ້ອງກັນການລັກຂໍ້ມູນຕົວຕົນ. ຜູ້ຊ່ຽວຊານດ້ານພາສີບາງຄົນແນະນໍາໃຫ້ຮັກສາການກັບຄືນພາສີຕົ້ນສະບັບແລະເອກະສານສະຫນັບສະຫນູນທີ່ສໍາຄັນສໍາລັບ 1-2 ປີຫຼັງຈາກດິຈິຕອນເປັນການລະມັດລະວັງພິເສດໃນໄລຍະການກວດສອບເບື້ອງຕົ້ນ.

ມັນປອດໄພບໍທີ່ຈະໃຊ້ແອັບຯສະແກນມືຖືສໍາລັບເອກະສານພາສີ?

ແອັບຯສະແກນມືຖືສາມາດປອດໄພສໍາລັບເອກະສານພາສີຖ້າທ່ານເລືອກແອັບພລິເຄຊັນທີ່ມີຊື່ສຽງແລະໃຊ້ຄວາມລະມັດລະວັງດ້ານຄວາມປອດໄພທີ່ເຫມາະສົມ. ເລືອກແອັບສະແກນຈາກບໍລິສັດທີ່ສ້າງຂຶ້ນດ້ວຍນະໂຍບາຍຄວາມເປັນສ່ວນຕົວທີ່ເຂັ້ມແຂງທີ່ລະບຸໂດຍສະເພາະວ່າພວກເຂົາບໍ່ເຂົ້າເຖິງເນື້ອຫາຂອງເອກະສານທີ່ສະແກນຂອງທ່ານ. ກວດສອບວ່າແອັບປະມວນຜົນເອກະສານຢູ່ໃນອຸປະກອນຂອງທ່ານແທນທີ່ຈະສົ່ງມັນໄປໃຫ້ເຊີບເວີຄລາວເພື່ອປະມວນຜົນທຸກຄັ້ງທີ່ເປັນໄປໄດ້. ຖ້າການປະມວນຜົນຄລາວແມ່ນມີຄວາມຈໍາເປັນ, ໃຫ້ແນ່ໃຈວ່າແອັບຯໃຊ້ການເຂົ້າລະຫັດສໍາລັບການສົ່ງຂໍ້ມູນແລະການເກັບຮັກສາ. ຫຼັງຈາກການສະແກນ, ໂອນເອກະສານພາສີຈາກອຸປະກອນມືຖືຂອງທ່ານທັນທີເພື່ອຄວາມປອດໄພຫຼາຍກວ່າການເກັບຮັກສາໃນໄລຍະຍາວແລະລຶບມັນອອກຈາກ app scan ແລະຫ້ອງສະຫມຸດໂທລະສັບຂອງທ່ານ. ລະມັດລະວັງເປັນພິເສດກັບເອກະສານທີ່ມີຄວາມອ່ອນໄຫວສູງທີ່ມີເລກປະກັນສັງຄົມ ຫຼືຂໍ້ມູນບັນຊີການເງິນທີ່ຄົບຖ້ວນ – ພິຈາລະນາໃຊ້ເຄື່ອງສະແກນແບບດັ້ງເດີມທີ່ເຊື່ອມຕໍ່ກັບຄອມພິວເຕີຂອງທ່ານສໍາລັບລາຍການເຫຼົ່ານີ້ ຫຼືແກ້ໄຂຂໍ້ມູນລະອຽດອ່ອນກ່ອນທີ່ຈະໃຊ້ແອັບຯມືຖື.

ຂ້ອຍຄວນຈັດການກັບເອກະສານທີ່ມາຮອດເປັນໄຟລ໌ດິຈິຕອນແລ້ວແນວໃດ?

ສໍາລັບເອກະສານພາສີທີ່ມາຮອດດິຈິຕອນ (ເຊັ່ນ: ໃບແຈ້ງຍອດທາງອີເມລ໌, W-2s ເອເລັກໂຕຣນິກ, ຫຼືເອກະສານທະນາຄານອອນໄລນ໌), ຮັກສາຄວາມສົມບູນແບບດິຈິຕອນຂອງພວກເຂົາໂດຍການຫຼີກເວັ້ນການພິມແລະສະແກນໃຫມ່, ເຊິ່ງສາມາດເຮັດໃຫ້ຄຸນນະພາບຫຼຸດລົງແລະສູນເສຍຄຸນສົມບັດຂໍ້ຄວາມທີ່ຄົ້ນຫາໄດ້. ບັນທຶກເອກະສານເຫຼົ່ານີ້ໂດຍກົງໃນລະບົບການຄຸ້ມຄອງເອກະສານພາສີຂອງທ່ານ, ປະຕິບັດຕາມສົນທິສັນຍາການຕັ້ງຊື່ແລະໂຄງສ້າງໂຟນເດີຂອງທ່ານ. ຖ້າເອກະສານມາຮອດໃນຮູບແບບທີ່ບໍ່ເຫມາະສົມສໍາລັບການເກັບຮັກສາໃນໄລຍະຍາວ (ເຊັ່ນ: ໄຟລ໌ແນບອີເມລ໌), ປ່ຽນເປັນຮູບແບບທີ່ເຫມາະສົມກວ່າເຊັ່ນ PDF ໃນຂະນະທີ່ຮັກສາເນື້ອຫາແລະຮູບແບບຂອງມັນ. ສໍາລັບເອກະສານທີ່ເຂົ້າເຖິງຜ່ານປະຕູສະຖາບັນການເງິນທີ່ມີປ່ອງຢ້ຽມດາວໂຫລດຈໍາກັດ, ດາວໂຫລດແລະບັນທຶກພວກມັນທັນທີເມື່ອມີໃຫ້. ຖ້າທ່ານໄດ້ຮັບເອກະສານຜ່ານທາງອີເມລ໌, ພິຈາລະນາບັນທຶກທັງເອກະສານແນບແລະອີເມລ໌ທີ່ມີມັນ, ເພາະວ່າອີເມລ໌ອາດຈະສະຫນອງສະພາບການທີ່ສໍາຄັນຫຼືພິສູດວັນທີຂອງການໄດ້ຮັບ. ສຸດທ້າຍ, ນໍາໃຊ້ມາດຕະການຄວາມປອດໄພດຽວກັນກັບເອກະສານດິຈິຕອນພື້ນເມືອງເຫຼົ່ານີ້ຕາມທີ່ເຈົ້າຕ້ອງການສໍາລັບເອກະສານທີ່ສະແກນ, ລວມທັງຂັ້ນຕອນການເຂົ້າລະຫັດແລະການສໍາຮອງຂໍ້ມູນ.

ວິທີທີ່ດີທີ່ສຸດທີ່ຈະແບ່ງປັນເອກະສານພາສີດິຈິຕອນກັບນັກບັນຊີຫຼືຜູ້ກະກຽມພາສີຂອງຂ້ອຍ?

ເມື່ອແບ່ງປັນເອກະສານພາສີດິຈິຕອນກັບຜູ້ຊ່ຽວຊານດ້ານພາສີ, ໃຫ້ຄວາມສໍາຄັນດ້ານຄວາມປອດໄພໃນຂະນະທີ່ຮັບປະກັນການຮ່ວມມືທີ່ມີປະສິດທິພາບ. ຢ່າສົ່ງເອກະສານພາສີທີ່ລະອຽດອ່ອນເປັນໄຟລ໌ແນບອີເມວທີ່ບໍ່ໄດ້ເຂົ້າລະຫັດ. ແທນທີ່ຈະ, ໃຊ້ວິທີການແບ່ງປັນໄຟລ໌ທີ່ປອດໄພທີ່ຖືກອອກແບບໂດຍສະເພາະສໍາລັບຂໍ້ມູນທີ່ລະອຽດອ່ອນ. ຜູ້ຊ່ຽວຊານດ້ານພາສີຫຼາຍຄົນສະເຫນີປະຕູລູກຄ້າທີ່ປອດໄພສໍາລັບການແລກປ່ຽນເອກະສານ – ເຫຼົ່ານີ້ແມ່ນທາງເລືອກທີ່ປອດໄພແລະສະດວກທີ່ສຸດ. ອີກທາງເລືອກ, ໃຊ້ບໍລິການແບ່ງປັນໄຟລ໌ທີ່ຖືກເຂົ້າລະຫັດທີ່ມີຄວາມຊ່ຽວຊານໃນການໂອນເອກະສານທີ່ປອດໄພດ້ວຍຄຸນສົມບັດເຊັ່ນ: ການປົກປ້ອງລະຫັດຜ່ານ, ວັນຫມົດອາຍຸສໍາລັບການເຂົ້າເຖິງ, ແລະການເຂົ້າລະຫັດການສົ່ງ. ຖ້າການສະໜອງເອກະສານໃນສື່ຕ່າງໆເຊັ່ນ USB drive, ເຂົ້າລະຫັດເນື້ອຫາ ແລະສົ່ງມັນສ່ວນຕົວແທນທີ່ຈະສົ່ງມັນໄປໄປສະນີ. ກ່ອນທີ່ຈະແບ່ງປັນ, ຈັດຕັ້ງເອກະສານຂອງທ່ານຕາມໂຄງສ້າງທີ່ຕ້ອງການຂອງຜູ້ກຽມພາສີຂອງທ່ານເພື່ອປັບປຸງວຽກງານຂອງພວກເຂົາ. ສຸດທ້າຍ, ຢືນຢັນການໄດ້ຮັບເອກະສານຂອງທ່ານແລະຮັກສາບັນທຶກຂອງສິ່ງທີ່ໄດ້ແບ່ງປັນແລະເວລາໃດ, ເຊິ່ງສາມາດມີຄຸນຄ່າໃນກໍລະນີທີ່ມີຄໍາຖາມທີ່ເກີດຂື້ນໃນພາຍຫລັງກ່ຽວກັບວ່າຂໍ້ມູນສະເພາະໄດ້ຖືກສະຫນອງໃຫ້.

ຂ້ອຍສາມາດໃຊ້ການແປງເອກະສານດິຈິຕອນເພື່ອຊ່ວຍກວດຫາການລັກເອກະລັກພາສີໄດ້ບໍ?

ແມ່ນແລ້ວ, ລະບົບເອກະສານພາສີດີຈີຕອລທີ່ຈັດເປັນລະບຽບດີສາມາດຊ່ວຍກວດຫາການລັກຕົວຕົນພາສີທີ່ອາດຈະເກີດຂຶ້ນກ່ອນໜ້ານີ້. ໂດຍການຮັກສາບັນທຶກດິຈິຕອນທີ່ສົມບູນແບບ, ທ່ານສາມາດສັງເກດເຫັນຄວາມແຕກຕ່າງທີ່ອາດຈະຊີ້ໃຫ້ເຫັນເຖິງການສໍ້ໂກງໄດ້ງ່າຍຂຶ້ນ. ຕົວຢ່າງ, ຖ້າທ່ານໄດ້ຮັບເອກະສານພາສີສໍາລັບບັນຊີທີ່ທ່ານບໍ່ຮັບຮູ້, ການຈ້າງງານທີ່ທ່ານບໍ່ເຄີຍມີ, ຫຼືເພີ່ມເຕີມ 1099s ຫຼື W-2s ເກີນກວ່າທີ່ທ່ານຄາດຫວັງ, ເຫຼົ່ານີ້ອາດຈະເປັນສັນຍານເຕືອນໄພຂອງການລັກເອກະລັກ. ອົງການຈັດຕັ້ງດິຈິຕອນເຮັດໃຫ້ມັນງ່າຍຕໍ່ການຮັກສາສິນຄ້າຄົງຄັງຄົບຖ້ວນສົມບູນຂອງເອກະສານພາສີທີ່ຄາດໄວ້ແລະກໍານົດລາຍການທີ່ບໍ່ຄາດຄິດຢ່າງໄວວາ. ນອກຈາກນັ້ນ, ການເຂົ້າເຖິງທັນທີທັນໃດກັບຜົນຕອບແທນຂອງປີທີ່ຜ່ານມາຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານຮັບຮູ້ການປ່ຽນແປງທີ່ຜິດປົກກະຕິຂອງລາຍໄດ້ທີ່ລາຍງານຫຼືການຫັກອອກທີ່ອາດຈະເປັນສັນຍານວ່າຜູ້ໃດຜູ້ຫນຶ່ງໄດ້ສົ່ງຄືນການສໍ້ໂກງໂດຍໃຊ້ຂໍ້ມູນຂອງທ່ານ. ຖ້າທ່ານສົງໃສວ່າລັກເອກະລັກດ້ານພາສີ, ການມີບັນທຶກດິຈິຕອນທີ່ຈັດເປັນລະບຽບຮຽບຮ້ອຍຂອງທ່ານໃຫ້ພ້ອມຈະຊ່ວຍໃຫ້ທ່ານສາມາດສະໜອງເອກະສານໃຫ້ IRS ໄດ້ຢ່າງວ່ອງໄວເພື່ອພິສູດສະຖານະການພາສີທີ່ຖືກຕ້ອງ ແລະເລັ່ງແກ້ໄຂບັນຫາ.

ພ້ອມທີ່ຈະຫັນປ່ຽນການຄຸ້ມຄອງເອກະສານພາສີຂອງທ່ານບໍ?

ເລີ່ມການປ່ຽນເອກະສານພາສີຂອງທ່ານເປັນຮູບແບບດິຈິຕອລໃນມື້ນີ້ເພື່ອການຈັດຕັ້ງທີ່ດີກວ່າ, ຄວາມປອດໄພທີ່ເພີ່ມຂຶ້ນ, ແລະການກະກຽມພາສີທີ່ບໍ່ມີຄວາມກົດດັນ. ປະຕິບັດຄູ່ມືທີ່ສົມບູນແບບຂອງພວກເຮົາເພື່ອສ້າງລະບົບທີ່ເຮັດວຽກສໍາລັບສະຖານະການພາສີສະເພາະຂອງທ່ານ.

ເລີ່ມຕົ້ນດຽວນີ້ ສຳຫຼວດຮູບແບບທີ່ຮອງຮັບ