Leiðbeiningar um umbreytingu skattatímabils: Stafræna og skipuleggja skatteyðublöð

Já, IRS samþykkir stafræn afrit af skattskjölum, að því tilskildu að þau séu læsileg, fullkomin og viðhalda sömu upplýsingum og upprunalegu skjölin. Samkvæmt IRS Revenue Procedure 97-22 og síðari uppfærslum eru rafræn skjalavörslukerfi ásættanleg ef þau endurskapa upprunalegu skjölin nákvæmlega og geta búið til læsileg afrit þegar þörf krefur. Þetta felur í sér skannaðar kvittanir, yfirlýsingar og önnur fylgiskjöl. Hins vegar gætu ákveðin skjöl sem hafa lagalega þýðingu (eins og samningar með upprunalegum undirskriftum eða skjöl með upphleyptum innsigli) þurft að geyma í upprunalegu formi vegna annarra en skattalegra nota.

Fyrir flest skattskjöl veitir skönnun við 300 DPI (punktar á tommu) ákjósanlegu jafnvægi milli myndgæða og skráarstærðar. Þessi upplausn tryggir að texti sé vel læsilegur á sama tíma og skráarstærð er viðráðanleg fyrir geymslu og deilingu. Fyrir skjöl með mjög smáu letri eða nákvæmum upplýsingum (eins og tiltekin reikningsskil eða skjöl með sérstökum vatnsmerkjum) gætirðu íhugað að nota 600 DPI. Mælt er með litaskönnun fyrir kvittanir sem geta dofnað með tímanum eða skjöl þar sem litur er mikilvægur til sannprófunar. Fyrir venjuleg textaskjöl er grátónaskönnun við 300 DPI almennt nóg og framleiðir minni skráarstærð en litur.

Til að tryggja langtímaaðgengi stafrænna skattskjala skaltu innleiða margþætta nálgun. Í fyrsta lagi skaltu nota víða studd skráarsnið eins og PDF/A (sérstaklega hönnuð fyrir langtíma geymslu) frekar en sérsniðin sem gætu orðið úrelt. Í öðru lagi skaltu innleiða alhliða öryggisafritunarstefnu í samræmi við 3-2-1 regluna: Haltu þremur afritum af gögnunum þínum á tveimur mismunandi gerðum geymslumiðla, með einu eintaki geymt utan vefsvæðis eða í skýinu. Í þriðja lagi, staðfestu afritin þín reglulega með því að sækja og opna skjöl til að staðfesta að þau séu ósnortin og læsileg. Í fjórða lagi, vertu tilbúinn að flytja skjölin þín yfir á nýja geymslumiðla á 5-7 ára fresti eftir því sem tæknin þróast. Að lokum skaltu halda ítarlegum skjölum um geymslukerfin þín, þar með talið lykilorð eða dulkóðunarlykla, og geymdu þessar upplýsingar á öruggan hátt en aðgengilega fyrir viðurkennda einstaklinga.

Eftir að skattskjöl hafa verið stafræn er almennt óhætt að farga flestum upprunalegum pappírsskjölum þegar þú hefur staðfest gæði og heilleika stafrænu afritanna. Hins vegar ætti að geyma ákveðin frumgögn um óákveðinn tíma: skjöl með upprunalegum undirskriftum sem hafa lagalega þýðingu umfram skatta (svo sem gerðir, samningar eða erfðaskrár), skjöl með upphleyptum innsigli eða vatnsmerkjum sem staðfesta gildi þeirra og hvers kyns skjöl sem gætu haft innra lagalegt gildi þar sem frumritið gæti verið krafist í málaferlum. Þegar þú fargar pappírsskattaskjölum sem innihalda viðkvæmar upplýsingar (eins og almannatrygginganúmer, reikningsnúmer eða fjárhagsupplýsingar), notaðu alltaf þverskurða tætara eða faglega skjalaeyðingarþjónustu til að koma í veg fyrir persónuþjófnað. Sumir skattasérfræðingar mæla með því að geyma upprunaleg skattframtöl og mjög mikilvæg fylgiskjöl í 1-2 ár eftir stafræna notkun sem auka varúðarráðstöfun í upphafsendurskoðunarglugganum.

Farsímaskannaforrit geta verið örugg fyrir skattaskjöl ef þú velur virt forrit og gerir viðeigandi öryggisráðstafanir. Veldu skannaforrit frá rótgrónum fyrirtækjum með sterkar persónuverndarstefnur sem tilgreina sérstaklega að þau hafi ekki aðgang að innihaldi skannaða skjala þinna. Staðfestu að appið vinni skjöl á staðnum í tækinu þínu frekar en að senda þau til skýjaþjóna til vinnslu þegar mögulegt er. Ef skývinnsla er nauðsynleg skaltu ganga úr skugga um að appið noti dulkóðun fyrir gagnaflutning og geymslu. Eftir skönnun skaltu tafarlaust flytja skattskjöl úr farsímanum þínum í öruggari langtímageymslu og eyða þeim úr skannaforritinu og myndasafni símans þíns. Vertu sérstaklega varkár með mjög viðkvæm skjöl sem innihalda almannatryggingarnúmer eða heildarupplýsingar um fjárhagsreikning – íhugaðu að nota hefðbundinn skanni sem er tengdur við tölvuna þína fyrir þessi atriði eða klippa viðkvæmar upplýsingar áður en þú notar farsímaforrit.

Fyrir skattaskjöl sem berast stafrænt (eins og yfirlit í tölvupósti, rafræn W-2 eða netbankaskjöl), viðhaldið stafrænni heilleika sínum með því að forðast prentun og endurskönnun, sem getur dregið úr gæðum og glatað leitanlegum textaeiginleikum. Vistaðu þessi skjöl beint í skattskjalastjórnunarkerfinu þínu, í samræmi við staðfestar nafnavenjur og möppuskipulag. Ef skjalið kemur á sniði sem er ekki tilvalið til langtímageymslu (svo sem viðhengi í tölvupósti) skaltu breyta því í hentugra snið eins og PDF en varðveita innihald þess og snið. Fyrir skjöl sem aðgangur er að í gegnum gáttir fjármálastofnana með takmarkaðan niðurhalsglugga, hlaðið niður og vistaðu þau tafarlaust þegar þau verða aðgengileg. Ef þú færð skjal í tölvupósti skaltu íhuga að vista bæði viðhengið og tölvupóstinn sem innihélt það, þar sem tölvupósturinn gæti veitt mikilvægt samhengi eða sannað móttökudaginn. Að lokum skaltu beita sömu öryggisráðstöfunum fyrir þessi innfæddu stafrænu skjöl og þú myndir gera fyrir skönnuð skjöl, þar með talið dulkóðun og öryggisafrit.

Þegar þú deilir stafrænum skattskjölum með skattasérfræðingum skaltu forgangsraða öryggi á meðan þú tryggir skilvirkt samstarf. Sendu aldrei viðkvæm skattaskjöl sem ódulkóðuð tölvupóstviðhengi. Notaðu þess í stað öruggar aðferðir til að deila skrám sem eru sérstaklega hannaðar fyrir viðkvæmar upplýsingar. Margir skattasérfræðingar bjóða upp á öruggar viðskiptavinagáttir fyrir skjalaskipti – þetta eru venjulega öruggasti og þægilegasti kosturinn. Að öðrum kosti, notaðu dulkóðaða skráamiðlunarþjónustu sem sérhæfir sig í öruggum skjalaflutningi með eiginleikum eins og lykilorðavernd, gildistíma aðgangs og dulkóðun sendingar. Ef þú afhendir skjöl á efnislegum miðlum eins og USB-drifi skaltu dulkóða innihaldið og afhenda það persónulega frekar en að senda það í pósti. Áður en þú deilir skaltu skipuleggja skjölin þín í samræmi við æskilega uppbyggingu skattstjórans til að hagræða vinnu þeirra. Að lokum skaltu staðfesta móttöku skjala þinna og halda skrá yfir hverju var deilt og hvenær, sem getur verið mikilvægt ef spurningar vakna síðar um hvort tilteknar upplýsingar hafi verið veittar.

Já, vel skipulagt stafrænt skattskjalakerfi getur hjálpað til við að greina hugsanlegan skattskilríkisþjófnað fyrr. Með því að viðhalda yfirgripsmiklum stafrænum gögnum er auðveldara að koma auga á misræmi sem gæti bent til svika. Til dæmis, ef þú færð skattaskjöl fyrir reikninga sem þú þekkir ekki, vinnu sem þú hafðir aldrei, eða viðbótar 1099 eða W-2 umfram það sem þú býst við, gætu þetta verið viðvörunarmerki um persónuþjófnað. Stafrænt skipulag gerir það auðveldara að halda fullkominni skrá yfir væntanleg skattskjöl og greina fljótt óvænt atriði. Að auki, að hafa tafarlausan aðgang að framtölum fyrri ára hjálpar þér að viðurkenna óvenjulegar breytingar á tekjum eða frádrætti sem tilkynnt hefur verið um sem gætu gefið til kynna að einhver hafi lagt fram sviksamlega skil með upplýsingum þínum. Ef þig grunar skattaþjófnað getur það að hafa vel skipulagðar stafrænar skrár þínar aðgengilegar þér kleift að leggja fljótt fram skjöl til IRS til að sanna lögmæta skattastöðu þína og flýta fyrir lausn málsins.