Ntuziaka ntụgharị akwụkwọ oge ụtụ: digitize & hazie akwụkwọ ụtụ isi

Ee, IRS na-anabata akwụkwọ ụtụ isi dijitalụ, ma ọ bụrụhaala na ha nwere nghọta, zuru oke ma dokwaa otu ozi ahụ dị ka akwụkwọ izizi. Dị ka IRS Revenue Procedure 97-22 na emesịa nwelite, a na-anabata sistemu ndekọ ndekọ eletrọnịkị ma ọ bụrụ na ha megharịa akwụkwọ mbụ ahụ nke ọma ma nwee ike iwepụta mbipụta siri ike enwere ike ịgụ mgbe achọrọ ya. Nke a gụnyere akwụkwọ nnata enyochara, nkwupụta na akwụkwọ nkwado ndị ọzọ. Agbanyeghị, ụfọdụ akwụkwọ nwere mkpa iwu (dịka nkwekọrịta nwere mbinye aka mbụ ma ọ bụ akwụkwọ nwere akara ewelitere) ka nwere ike idowe ya n’ụdị izizi ha maka ebumnuche na-abụghị ụtụ isi.

Maka ọtụtụ akwụkwọ ụtụ isi, nyocha na 300 DPI (ntụpọ kwa inch) na-enye nguzozi kachasị n’etiti ogo onyonyo na nha faịlụ. Mkpebi a na-eme ka o doo anya na a na-agụgharị ederede nke ọma ka ọ na-edobe nha faịlụ maka nchekwa na ịkekọrịta. Maka akwụkwọ nwere ezigbo ebipụta ma ọ bụ ozi zuru ezu (dị ka ụfọdụ nkwupụta ego ma ọ bụ akwụkwọ nwere akara mmiri pụrụ iche), ị nwere ike ịtụle iji 600 DPI. A na-atụ aro nyocha ụcha maka nnata ndị nwere ike ịnwụ ka oge na-aga ma ọ bụ akwụkwọ ebe agba dị mkpa maka ebumnuche nyocha. Maka akwụkwọ ederede ọkọlọtọ, nyocha grayscale na 300 DPI zuru oke ma na-emepụta nha faịlụ dị nta karịa agba.

Iji hụ na ịnweta akwụkwọ ụtụ isi dijitalụ na-adịte aka, mejuputa usoro nwere ọtụtụ akụkụ. Nke mbụ, jiri ụdị faịlụ akwadoro dị ka PDF/A (nke emebere ya maka nchekwa ogologo oge) karịa ụdị nke nwere ike ịghọ ihe agaghịzi adị. Nke abụọ, mejuputa atumatu nkwado ndabere na mpaghara na-eso usoro iwu 3-2-1: debe data gị atọ n’ụdị mgbasa ozi nchekwa abụọ dị iche iche, yana otu oyiri echekwara na saịtị ma ọ bụ n’igwe ojii. Nke atọ, nyochaa nkwado ndabere na mpaghara gị site na iweghachite na imepe dọkụmentị iji gosi na ha adịghị mma na enwere ike ịgụ ya. Nke anọ, dị njikere ịkwaga akwụkwọ gị na mgbasa ozi nchekwa ọhụrụ kwa afọ 5-7 ka teknụzụ na-amalite. N’ikpeazụ, dobe akwụkwọ zuru ezu nke sistemụ nchekwa gị, gụnyere okwuntughe ma ọ bụ igodo ezoro ezo ọ bụla, wee chekwaa ozi a n’enweghị nchebe mana enwere ike ịnweta ndị mmadụ ikike.

Mgbe ịmechara akwụkwọ ụtụ isi digit, ọ dị mma ka ị tufuo ọtụtụ akwụkwọ mbụ ozugbo ị chọpụtachara ịdịmma na izu oke nke mbipụta dijitalụ. Agbanyeghị, ekwesịrị idowe ụfọdụ akwụkwọ izizi ruo mgbe ebighi ebi: akwụkwọ nwere mbinye aka mbụ nwere uru iwu karịrị ụtụ isi (dịka akwụkwọ, nkwekọrịta, ma ọ bụ ikike), akwụkwọ nwere akara ewelitere ma ọ bụ akara mmiri nke na-egosi na ha ziri ezi, yana akwụkwọ ọ bụla nwere ike ịnwe uru iwu dị mkpa ebe enwere ike chọọ nke mbụ na usoro iwu. Mgbe ị na-atụfu akwụkwọ ụtụ isi akwụkwọ nwere ozi dị nro (dị ka ọnụọgụ Social Security, nọmba akaụntụ, ma ọ bụ nkọwa ego), na-eji shredder cross-cut mgbe niile ma ọ bụ ọrụ mbibi akwụkwọ ọkachamara iji gbochie izu ohi njirimara. Ụfọdụ ndị ọkachamara n’ịtụ ụtụ na-akwado idobe nkwụghachi ụtụ mbụ na akwụkwọ nkwado dị oke mkpa maka afọ 1-2 ka ịmechara digitize dị ka ihe kpachara anya n’oge windo nyocha mbụ.

Ngwa nyocha ekwentị nwere ike ịdị mma maka akwụkwọ ụtụ isi ma ọ bụrụ na ị họrọ ngwa nwere aha ma were kpachara anya maka nchekwa kwesịrị ekwesị. Họrọ ngwa nyocha sitere na ụlọ ọrụ guzosiri ike nwere atumatu nzuzo siri ike nke na-ekwupụta kpọmkwem na ha anaghị enweta ọdịnaya nke akwụkwọ nyocha gị. Nyochaa na ngwa ahụ na-ahazi akwụkwọ na mpaghara na ngwaọrụ gị kama iziga ha na sava igwe ojii maka nhazi oge ọ bụla enwere ike. Ọ bụrụ na nhazi igwe ojii dị mkpa, hụ na ngwa ahụ na-eji ezoro ezo maka nnyefe na nchekwa data. Mgbe nyochachara, nyefee akwụkwọ ụtụ ozugbo na ngwaọrụ mkpanaka gị gaa na nchekwa ogologo oge dị nchebe ma hichapụ ha na ngwa nyocha na gallery ekwentị gị. Kpachara anya nke ọma na akwụkwọ ndị nwere mmetụta siri ike nwere nọmba Social Security ma ọ bụ ozi akaụntụ ego zuru ezu—tụlee iji nyocha ọdịnala ejikọrọ na kọmputa gị maka ihe ndị a ma ọ bụ megharịa ozi nwere mmetụta tupu i jiri ngwa mkpanaka.

Maka akwụkwọ ụtụ isi nke na-abata n’ụdị dijitalụ (dị ka nkwupụta email, W-2s eletrọnịkị, ma ọ bụ akwụkwọ ụlọ akụ dị n’ịntanetị), jikwaa iguzosi ike n’ezi ihe dijitalụ ha site n’ịzere ibipụta na nyochagharị, nke nwere ike weda ịdịmma ma tufuo njirimara ederede a na-achọgharị. Chekwaa akwụkwọ ndị a ozugbo na sistemu njikwa akwụkwọ ụtụ gị, na-eso usoro nhazi aha na nchekwa nchekwa gị. Ọ bụrụ na akwụkwọ ahụ rutere n’ụdị na-adịghị mma maka nchekwa ogologo oge (dị ka mgbakwunye email), gbanwee ya ka ọ bụrụ usoro dabara adaba dị ka PDF mgbe ị na-echekwa ọdịnaya na nhazi ya. Maka akwụkwọ ndị a na-enweta site na ọnụ ụzọ ụlọ ọrụ ego nwere mpio nbudata nwere oke, budata ma chekwaa ya ozugbo mgbe ọ dị. Ọ bụrụ na ịnweta akwụkwọ site na ozi-e, tụlee ichekwa ma mgbakwunye na ozi-e nke nwere ya, n’ihi na email ahụ nwere ike ịnye ọnọdụ dị mkpa ma ọ bụ gosi ụbọchị nnata. N’ikpeazụ, tinye otu ihe nchekwa ahụ na akwụkwọ dijitalụ ndị a dị ka ị ga-achọ maka akwụkwọ ndị enyochagoro, gụnyere izo ya ezo na usoro ndabere.

Mgbe gị na ndị ọkachamara n’ịtụ ụtụ na-ekerịta akwụkwọ ụtụ isi dijitalụ, bute nchekwa ụzọ ka ị na-ahụ na mmekorita dị mma. Zipụla akwụkwọ ụtụ isi dị nro dị ka mgbakwunye email ezoro ezo. Kama, jiri ụzọ nkekọrịta faịlụ echekwara echekwabara ahaziri maka ozi nwere mmetụta. Ọtụtụ ndị ọkachamara n’ịtụ ụtụ isi na-enye ọnụ ụzọ ndị ahịa echekwara maka mgbanwe akwụkwọ-ndị a na-abụkarị nhọrọ kacha echekwabara ma dịkwa mma. N’aka nke ọzọ, jiri ọrụ nkesa faịlụ ezoro ezo nke ọkachamara na mbufe akwụkwọ echedoro nwere njirimara dị ka nchedo okwuntughe, ụbọchị njedebe maka ịnweta, na nzuzo nnyefe. Ọ bụrụ na ịnye akwụkwọ na mgbasa ozi anụ ahụ dị ka draịvụ USB, zoo ihe dị n’ime ya wee nyefee ya n’onwe ya kama izipu ya. Tupu ịkekọrịta, hazie akwụkwọ gị dabere na nhazi nke onye na-akwado ụtụ isi gị ka mma iji hazie ọrụ ha. N’ikpeazụ, kwado nnata nke akwụkwọ gị wee dekọba ihe ekesara na mgbe, nke nwere ike ịba uru ma ọ bụrụ na ajụjụ bilitere ma emechaa gbasara ma ọ bụ ozi akọwapụtara.

Ee, usoro akwụkwọ ụtụ isi dijitalụ ahaziri nke ọma nwere ike inye aka chọpụta ohi njirimara ụtụ isi na mbụ. Site n’ịkwado ndekọ dijitalụ zuru oke, ị nwere ike ịhụ ndịiche nwere ike igosi aghụghọ. Dịka ọmụmaatụ, ọ bụrụ na ịnweta akwụkwọ ụtụ maka akaụntụ ị na-amaghị, ọrụ ị na-enwetụbeghị, ma ọ bụ 1099 ma ọ bụ W-2 karịa ihe ị tụrụ anya ya, ndị a nwere ike ịbụ ihe ịdọ aka ná ntị nke izu ohi njirimara. Nhazi dijitalụ na-eme ka ọ dịrị mfe idowe nchịkọta akwụkwọ ụtụ isi a na-atụ anya ya na ịchọpụta ihe ndị a na-atụghị anya ya ngwa ngwa. Na mgbakwunye, ịnweta ngwa ngwa na nloghachi afọ gara aga na-enyere gị aka ịmata mgbanwe dị iche iche na ego a na-enweta ma ọ bụ mwepu nke nwere ike igosi na mmadụ ejirila ozi gị debaghachi azụ aghụghọ. Ọ bụrụ na ị na-enyo enyo na-ezu ohi njirimara ụtụ isi, ịnweta ndekọ dijitalụ ahaziri nke ọma na-enye gị ohere ịnye IRS akwụkwọ ngwa ngwa iji gosipụta ọnọdụ ụtụ isi gị ziri ezi ma mee ka nsogbu ahụ dịkwuo mfe.