Кіраўніцтва па пераўтварэнні дакументаў Tax Season: алічбуйце і ўпарадкуйце падатковыя формы

Так, IRS прымае лічбавыя копіі падатковых дакументаў пры ўмове, што яны разборлівыя, поўныя і захоўваюць тую ж інфармацыю, што і арыгінальныя дакументы. У адпаведнасці з Падатковай працэдурай 97-22 і пазнейшымі абнаўленнямі электронныя сістэмы ўліку прымальныя, калі яны дакладна ўзнаўляюць арыгінальныя дакументы і пры неабходнасці могуць ствараць чытэльныя папяровыя копіі. Гэта ўключае ў сябе адсканаваныя квітанцыі, выпіскі і іншыя пацвярджаючыя дакументы. Тым не менш, некаторыя дакументы, якія маюць юрыдычнае значэнне (напрыклад, кантракты з арыгінальнымі подпісамі або дакументы з пячаткамі), усё роўна могуць быць захаваны ў іх першапачатковым выглядзе для непадатковых мэтаў.

Для большасці падатковых дакументаў сканаванне з дазволам 300 DPI (кропак на цалю) забяспечвае аптымальны баланс паміж якасцю выявы і памерам файла. Гэтая рэзалюцыя гарантуе выразную разборлівасць тэксту, захоўваючы пры гэтым памеры файлаў, прыдатныя для захоўвання і сумеснага выкарыстання. Для дакументаў з вельмі дробным шрыфтам або падрабязнай інфармацыяй (напрыклад, некаторыя фінансавыя справаздачы або дакументы са спецыяльнымі вадзянымі знакамі) вы можаце разгледзець магчымасць выкарыстання 600 DPI. Каляровае сканіраванне рэкамендуецца для квітанцый, якія з часам могуць знікнуць, або для дакументаў, у якіх колер важны для праверкі. Для стандартных тэкставых дакументаў звычайна дастаткова сканіравання ў адценнях шэрага з дазволам 300 кропак на цалю, і ён стварае файлы меншага памеру, чым каляровыя.

Каб забяспечыць доўгатэрміновую даступнасць лічбавых падатковых дакументаў, выкарыстоўвайце шматгранны падыход. Па-першае, выкарыстоўвайце шырока падтрымоўваныя фарматы файлаў, такія як PDF/A (спецыяльна распрацаваныя для доўгатэрміновага архівавання), а не прапрыетарныя фарматы, якія могуць састарэць. Па-другое, укараніце комплексную стратэгію рэзервовага капіравання, прытрымліваючыся правіла 3-2-1: захоўвайце тры копіі вашых даных на двух розных тыпах носьбітаў, прычым адна копія захоўваецца па-за межамі сайта або ў воблаку. Па-трэцяе, перыядычна правярайце свае рэзервовыя копіі, здабываючы і адкрываючы дакументы, каб пераканацца, што яны некранутыя і даступныя для чытання. Па-чацвёртае, будзьце гатовыя пераносіць свае дакументы на новыя носьбіты кожныя 5-7 гадоў па меры развіцця тэхналогій. Нарэшце, захоўвайце падрабязную дакументацыю аб вашых сістэмах захоўвання дадзеных, уключаючы любыя паролі і ключы шыфравання, і захоўвайце гэтую інфармацыю бяспечна, але даступна для ўпаўнаважаных асоб.

Пасля алічбоўкі падатковых дакументаў звычайна бяспечна ўтылізаваць большасць арыгінальных папяровых дакументаў пасля праверкі якасці і паўнаты лічбавых копій. Тым не менш, некаторыя арыгінальныя дакументы павінны захоўвацца неабмежаваны час: дакументы з арыгінальнымі подпісамі, якія маюць юрыдычнае значэнне, акрамя падаткаў (напрыклад, акты, кантракты або завяшчанні), дакументы з пячаткамі або вадзянымі знакамі, якія пацвярджаюць іх сапраўднасць, і любыя дакументы, якія могуць мець унутраную юрыдычную каштоўнасць, калі арыгінал можа спатрэбіцца ў судовым працэсе. Пры ўтылізацыі папяровых падатковых дакументаў, якія змяшчаюць канфідэнцыяльную інфармацыю (напрыклад, нумары сацыяльнага страхавання, нумары рахункаў або фінансавыя звесткі), заўсёды выкарыстоўвайце папярочны знішчальнік або прафесійную службу па знішчэнні дакументаў, каб прадухіліць крадзеж асабістых дадзеных. Некаторыя падатковыя спецыялісты рэкамендуюць захоўваць арыгіналы падатковых дэкларацый і вельмі важных пацвярджаючых дакументаў на працягу 1-2 гадоў пасля алічбоўкі ў якасці дадатковай меры засцярогі падчас першапачатковага перыяду праверкі.

Мабільныя праграмы для сканавання могуць быць бяспечнымі для падатковых дакументаў, калі вы выбіраеце прыкладанні з аўтарытэтам і прымаеце адпаведныя меры бяспекі. Выбірайце прыкладанні для сканавання ад вядомых кампаній з цвёрдай палітыкай канфідэнцыяльнасці, дзе канкрэтна сцвярджаецца, што яны не маюць доступу да змесціва адсканаваных дакументаў. Пераканайцеся, што праграма апрацоўвае дакументы лакальна на вашай прыладзе, а не адпраўляе іх на воблачныя серверы для апрацоўкі, калі гэта магчыма. Калі патрабуецца воблачная апрацоўка, пераканайцеся, што праграма выкарыстоўвае шыфраванне для перадачы і захоўвання даных. Пасля сканавання неадкладна перанясіце падатковыя дакументы са сваёй мабільнай прылады ў больш бяспечнае доўгатэрміновае сховішча і выдаліце ​​іх з праграмы сканавання і галерэі тэлефона. Будзьце асабліва асцярожныя з вельмі канфідэнцыяльнымі дакументамі, якія ўтрымліваюць нумары сацыяльнага страхавання або поўную інфармацыю аб фінансавых рахунках – падумайце аб выкарыстанні традыцыйнага сканера, падлучанага да вашага камп’ютара, для гэтых элементаў або адрэдагаванні канфідэнцыяльнай інфармацыі перад выкарыстаннем мабільных праграм.

Падатковыя дакументы, якія паступаюць у лічбавым выглядзе (напрыклад, выпіскі па электроннай пошце, электронныя дакументы W-2 або банкаўскія дакументы ў інтэрнэце), падтрымлівайце іх цэласнасць у лічбавым выглядзе, пазбягаючы друку і паўторнага сканіравання, што можа пагоршыць якасць і страціць функцыі пошуку тэксту. Захавайце гэтыя дакументы непасрэдна ў вашай сістэме кіравання падатковымі дакументамі, прытрымліваючыся ўстаноўленых умоў наймення і структуры тэчак. Калі дакумент прыходзіць у фармаце, які не падыходзіць для доўгатэрміновага захоўвання (напрыклад, укладання электроннай пошты), пераўтварыце яго ў больш прыдатны фармат, напрыклад PDF, захаваўшы змест і фарматаванне. Дакументы, да якіх можна атрымаць доступ праз парталы фінансавых устаноў з абмежаванымі вокнамі загрузкі, спампуйце і захавайце іх адразу, калі яны стануць даступнымі. Калі вы атрымліваеце дакумент па электроннай пошце, падумайце аб тым, каб захаваць і ўкладанне, і электронны ліст, які яго ўтрымліваў, бо электронны ліст можа даць важны кантэкст або пацвердзіць дату атрымання. Нарэшце, прымяніце да гэтых першапачаткова лічбавых дакументаў тыя ж меры бяспекі, што і да адсканаваных дакументаў, уключаючы працэдуры шыфравання і рэзервовага капіравання.

Абагульваючы лічбавыя падатковыя дакументы з падатковымі спецыялістамі, аддавайце перавагу бяспецы, адначасова забяспечваючы эфектыўнае супрацоўніцтва. Ніколі не адпраўляйце канфідэнцыяльныя падатковыя дакументы ў выглядзе незашыфраваных укладанняў электроннай пошты. Замест гэтага выкарыстоўвайце бяспечныя метады абмену файламі, спецыяльна распрацаваныя для канфідэнцыйнай інфармацыі. Многія падатковыя спецыялісты прапануюць абароненыя кліенцкія парталы для абмену дакументамі – звычайна гэта найбольш бяспечны і зручны варыянт. У якасці альтэрнатывы выкарыстоўвайце зашыфраваныя сэрвісы абмену файламі, якія спецыялізуюцца на бяспечнай перадачы дакументаў з такімі функцыямі, як абарона паролем, тэрмін дзеяння доступу і шыфраванне перадачы. Калі вы прадастаўляеце дакументы на фізічных носьбітах, такіх як USB-дыск, зашыфруйце змесціва і дастаўце яго асабіста, а не адпраўляйце па пошце. Перш чым абагульваць дакументы, упарадкуйце свае дакументы ў адпаведнасці са структурай, якую аддае перавагу падаткаабкладальнік, каб спрасціць іх працу. Нарэшце, пацвердзіце атрыманне вашых дакументаў і захавайце запіс аб тым, што і калі было перададзена, што можа быць карысным на выпадак, калі пазней узнікнуць пытанні аб тым, ці была прадастаўлена пэўная інфармацыя.

Так, добра арганізаваная лічбавая сістэма падатковай дакументацыі можа дапамагчы раней выявіць патэнцыйны крадзеж падатковай асобы. Падтрымліваючы поўныя лічбавыя запісы, вы можаце лягчэй выявіць разыходжанні, якія могуць сведчыць аб махлярстве. Напрыклад, калі вы атрымліваеце падатковыя дакументы для ўліковых запісаў, якія вы не пазнаеце, працу, якую вы ніколі не мелі, або дадатковыя дакументы 1099 або W-2 звыш таго, што вы чакаеце, гэта можа быць папераджальным знакам крадзяжу асабістых дадзеных. Лічбавая арганізацыя дазваляе лягчэй весці поўную інвентарызацыю чаканых падатковых дакументаў і хутка выяўляць нечаканыя элементы. Акрамя таго, маючы неадкладны доступ да дэкларацый за мінулыя гады, вы можаце распазнаць незвычайныя змены ў заяўленых даходах або адлічэннях, якія могуць сігналізаваць аб тым, што нехта падаў дэкларацыю з выкарыстаннем вашай інфармацыі. Калі вы падазраяце ў крадзяжы падатковай асобы, наяўнасць вашых добра арганізаваных лічбавых запісаў у лёгкай даступнасці дазволіць вам хутка прадаставіць дакументы ў IRS, каб пацвердзіць вашу законную падатковую сітуацыю і паскорыць вырашэнне праблемы.